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續評《文書處理手冊》之修正
2015/05/16 12:40:52瀏覽5569|回應5|推薦32

續評《文書處理手冊》之修正

  民國991月,行政院修正《文書處理手冊》,本人張貼一篇「《文書處理手冊》修正評析」文章(註一),在無名小站有眾多網友點閱,也得到不少回應。本(104)年428日再次修正,依例略述芻見。

  本次修正幅度不大,除文字力求精簡、一致外,缺乏實質意義,例如:對「書函」重新定義,增加「會勘通知單」1種,增列「逾30年機密文書之處理」等,若不修正,亦無傷大雅。至於本人期望修正之處,未見變動,殊屬可惜!其中,又把「便箋」解釋為「便簽」,更容易造成誤解。

  現行《文書處理手冊》,係依62年訂頒的《行政機關公文處理手冊》修正而來。其中,作業要求8項因當年排版錯誤,遺漏1項;行政院乃於民國63年7月17日以台63秘字第5415號函,請各機關更正為8項。民國74年,《文書處理手冊》初訂時,或許以未經更正的《行政機關公文處理手冊》為藍本,以致與附錄的「行政機關公文製作表解」不符。惟作業要求僅係宣示性質,少1項無關宏旨;本人建議將附錄去除1項(註二),方能前後一致,本次修正已予去除。

  《文書處理手冊》41.4:「文號11碼,前3碼為年度,中間7碼為流水號,最後1碼為支號,其中支號係供作雙稿、多稿公文用。」近日,行政院以「院臺綜字第1040127907號」函請各機關,爾後有關期望、目的及稱謂用語,均無須挪抬(空格)書寫(註三)。足見行政院也未依規定採11碼;且雙稿與多稿,均非常態,又因目前使用「線上簽核」,已失其作用,為此讓所有公文都增加1碼,不符比例原則!不如一稿一文號來得有效益。是以,未來可將「文號11碼」的規定,加以修正。

  本次將「便箋」修正為「便簽」,顯然有些牽強!手冊初訂時即有「便箋」1種,但未作解釋;其後,與「箋函」合併解釋為:「以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。」至於「便簽」,係因簡單或例行案件,不採「簽」的「主旨、說明、擬辦」3段式,而採條列式或敘述式簽擬,即俗稱為「便簽」(註四)。所以,便箋與便簽不僅性質不同,對象也不一樣(註五)。本次修正理由為:「便箋即便簽」,著實令人意外!

  「手冊」雖屬行政規則之一,但與「規程」、「辦法」、「準則」等性質不同,比較像柯P所強調的SOP。即以最重要的「函」為例,手冊初定時,在第11點明確規定各項「函的製作要領」,可以讓人「照表操作」;如今,函的作法散見各點,如不前後對照,難以一目了然;另外,在18.1增加「應予照准」、「未便照准」等准駁用語,若置於18.2,或許更為適當。

  《文書處理手冊》作為處理文書作業的準則,不僅公務員奉為奎臬,業界也列為重要參考;如今,手冊業已經過多次修正,顯得支離破碎,應該再作一次總整理。

 

註一:參閱【文書作業問題/《文書處理手冊》修正評析】乙文。

註二:參閱【文書作業問題/公文製作的作業要求】乙文。

註三:參閱【文書作業問題/從無須挪抬說起】乙文。

註四:見國家文官學院印行「公文製作及習作」(修訂五版)第52頁。

註五:參閱【文書作業問題/便箋及便簽】乙文。

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引用網址:https://classic-blog.udn.com/article/trackback.jsp?uid=chhsia1113&aid=23191992

 回應文章

Lin
2015/08/04 17:18

老師好:請問有關長官核批的相關規範,不知可參考什麼辦法來擬定出來讓核批的長官參考?(如長官批"可"代表同意全文、批如擬代表同意承辦單位的意見、當核示結果有衝突時應如何處理...等)。

謝謝您。

(cartier1121@yahoo.com.tw)
夏老師(chhsia1113) 於 2015-08-05 09:40 回覆:

    長官如何批核公文,規定在《文書處理手冊》第32點:核稿應注意事項,及第35點:判行應注意事項。不過,都是原則性的規定,本人有一篇文章,叫「首長如何批定公文」(http://blog.udn.com/chhsia1113/10439096)

歡迎瀏覽,或許作為參考。


如竹
2015/06/08 16:25
老師想請問一下:為何75條增訂第5款有關未標示保密期限及解除機密條件之內容不能增補在第73條第1款第1項後面(因為73條第1項本來就是在講「未標示」這件事,第1項是大前提可加註在此,而且第1項本來就是相關規範只不過太籠統;2~4項都有提到「變更機密等級」就已經是在「有標示」的前提下,可視為之後的衍伸)?這樣是不是比較順?放在前條第5款總覺得有點突兀…(yokyoster@gmail.com)
夏老師(chhsia1113) 於 2015-06-10 20:40 回覆:

  《文書處理手冊》第72點(非第75條)增訂第5款,有關「未標示保密期限及解除機密條件」之內容,重點在於「機密文書變更或解密」的權責劃分,而第73點在於解密的程序。所提:「為何……不能增補在第73條第1款第1項後面?」係因兩者性質不同,所以不因同屬「未標示」這件事,而擺放一起;若要置於73條第1款第1項,其文字須作部分修正,使其規定著重在解密程序,如此則不會「覺得有點突兀」。事實上,本次還有一處也感到突兀,就是18.1,增列「應予照准」、「未便照准」等准駁用語,若置於18.2,或許更為適當。



2015/06/01 12:35

您好:

本機關夜間收文監察院彈劾案文由文書科收文員留守(無值班費、補休措施)。爭議點在於若超過月加班費上限19小時,也無超勤加班費,有盡義務,但只能犧牲權益。

請問是否符合文書處理手冊規定?

註:機關夜間收文監察院彈劾案文,昔日有值班制度,後廢除,改為業務單位留守,現由收文員一人留守。

夏老師(chhsia1113) 於 2015-06-01 22:43 回覆:
文書處理手冊對於下班後的收文方式及責任,沒有明文規定.但既有收文人員留守,簽收任何機關送來的公文,自然要與平常收文的規定一樣,不能因為沒有值班費而予拒收,等翌日上午即交予承辦收文的人,按正常手續收文.


等級:
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2015/05/27 12:29

老師我懂了!!

我當初在看40.3.6修正說明時,一直覺得該條文僅是規範簽字章之蓋用,未考量到上行文用職章一事。大概是我的機關甚少上行文,導致頭腦一下轉不過來!現在懂了!!~

謝謝老師指點!

瑋宸敬上



等級:
留言加入好友
2015/05/26 15:51

夏老師您好

兩點請教:

一、新版手冊修正總說明就第40點之修正理由如下: 「依印信條例第9條規定,文職簡任以上,武職將級之幕僚長,始得層請總統核准製發職章。該規定與公文程式條例第3條第3項規定,機關內部單位處理公務,基於授權對外行文時,由該單位主管署名、蓋職章之規定有所扞格,另實務上機關內部單位主管亦無職章,爰刪除本點(三)6後段有關機關內部單位基於授權行文,得比照辦理規定。另基於會銜公文亦有行文上級機關之情形,為符實務作業現況,本點(三)7增列『或職章』文字。」

想請教:

(一)印信條例與公文程式條例相扞格,這下不知道怎麼辦了。

(二)40.(三).6規定略以:...首長不能視事,署首長姓名並註明不能視事之事由外,應由代行人附署職銜、姓名於後,並加代行二字。機關內部單位基於授權行文,得比照辦理。該規定係規定機關首長出缺由代理人代行職務時署名的方式,不知與職章何干?本人愚鈍,想請教 老師見解。

(三)實務上,一條鞭者之內部單位仍有印信。如人事、會計、統計、政風,他們都有關防及小官章。行政院沒有考量到?

(四)承上點,這些單位可以發「函」,也有主管職銜簽字章。如主管出缺時,副主管代行乃當然。如今刪除該點,頓失依據。再次呼應(二),這是一件蓋用簽字章或者署名的問題,不知與印信(職章)何干?

二、限期公文部分,行政院還是採「速別欄位空白」的方式表示。如此一來,全國電子交換系統都要跟者修改該欄位之定義,各機關也要改各自的欄位定義俾便接收他機關來之限期公文。個人覺得沒有必要。

以上不成熟的看法及問題,敬請   賜教

謝謝老師!

瑋宸敬上

夏老師(chhsia1113) 於 2015-05-26 20:07 回覆:

所提問題簡復如下

一、新版手冊刪除40.3.6.後段有關「機關內部單位基於授權行文,得比照辦理規定。」確有你所說的「一條鞭者之內部單位」無所依循的情形保留這段文字優點多於缺點只是本人對於修正理由有意見「印信條例」第9條規定:「文職簡任以上,武職將級之幕僚長,始得層請總統核准製發職章。」該條後續文字還有其有對外行文之必要者並得呈請總統核准製發印或關防。」目前有五院秘書長直轄市秘書長等均刻有職章及印信均可用秘書長名義對外行文(例如:「行政院秘書長  函)公文程式條例」第3條第3項規定無關那會有所扞格,主持本次修正者想必是誤解了

二、另外所述「實務上機關內部單位主管亦無職章」,你說:「人事、會計、統計、政風,他們都有關防及小官章。」正可以印證此語過於武斷

三、40.3.7.增列『或職章』文字,實務上會有這種情形例如兩個以上的下級機關會銜行文給其上級機關就須蓋職章所以增列無妨

四、40.3.6.有關代行並無提及職章不知你何以提問「不知與職章何干?」實務上,首長不能視事若行文上級機關就得蓋首長職章事由並由代行人署職銜、姓名於後並加代行2字。

五、「函」分上行平行及下行上行蓋印信(職章),平行及下行蓋簽字章,所以增列『或職章』文字,是有作用的

六、限期公文增列...則不必填列。」文字其意當為不必填列最速件」、「速件」、「普通件」,自可從文內計算辦理的天數所以系統應修改為除最速件」、「速件」、「普通件3項外還要有空白1項

從本次修正的軌跡來看主持這次修正者想必是法律專家但對文書作業似乎還不能完全掌握以致於該修者沒修修者又沒修好所以應該再重新整理乙次

你對文書作業的了解很深入爾後專心研究可以成為專家