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2015/05/16 12:40:52瀏覽5569|回應5|推薦32 | |
續評《文書處理手冊》之修正 民國99年1月,行政院修正《文書處理手冊》,本人張貼一篇「《文書處理手冊》修正評析」文章(註一),在無名小站有眾多網友點閱,也得到不少回應。本(104)年4月28日再次修正,依例略述芻見。 本次修正幅度不大,除文字力求精簡、一致外,缺乏實質意義,例如:對「書函」重新定義,增加「會勘通知單」1種,增列「逾30年機密文書之處理」…等,若不修正,亦無傷大雅。至於本人期望修正之處,未見變動,殊屬可惜!其中,又把「便箋」解釋為「便簽」,更容易造成誤解。 現行《文書處理手冊》,係依62年訂頒的《行政機關公文處理手冊》修正而來。其中,作業要求8項因當年排版錯誤,遺漏1項;行政院乃於民國63年7月17日以台63秘字第5415號函,請各機關更正為8項。民國74年,《文書處理手冊》初訂時,或許以未經更正的《行政機關公文處理手冊》為藍本,以致與附錄的「行政機關公文製作表解」不符。惟作業要求僅係宣示性質,少1項無關宏旨;本人建議將附錄去除1項(註二),方能前後一致,本次修正已予去除。 《文書處理手冊》41.4:「文號11碼,前3碼為年度,中間7碼為流水號,最後1碼為支號,其中支號係供作雙稿、多稿公文用。」近日,行政院以「院臺綜字第1040127907號」函請各機關,爾後有關期望、目的及稱謂用語,均無須挪抬(空格)書寫(註三)。足見行政院也未依規定採11碼;且雙稿與多稿,均非常態,又因目前使用「線上簽核」,已失其作用,為此讓所有公文都增加1碼,不符比例原則!不如一稿一文號來得有效益。是以,未來可將「文號11碼」的規定,加以修正。 本次將「便箋」修正為「便簽」,顯然有些牽強!手冊初訂時即有「便箋」1種,但未作解釋;其後,與「箋函」合併解釋為:「以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。」至於「便簽」,係因簡單或例行案件,不採「簽」的「主旨、說明、擬辦」3段式,而採條列式或敘述式簽擬,即俗稱為「便簽」(註四)。所以,便箋與便簽不僅性質不同,對象也不一樣(註五)。本次修正理由為:「便箋即便簽」,著實令人意外! 「手冊」雖屬行政規則之一,但與「規程」、「辦法」、「準則」等性質不同,比較像柯P所強調的SOP。即以最重要的「函」為例,手冊初定時,在第11點明確規定各項「函的製作要領」,可以讓人「照表操作」;如今,函的作法散見各點,如不前後對照,難以一目了然;另外,在18.1增加「應予照准」、「未便照准」等准駁用語,若置於18.2,或許更為適當。 《文書處理手冊》作為處理文書作業的準則,不僅公務員奉為奎臬,業界也列為重要參考;如今,手冊業已經過多次修正,顯得支離破碎,應該再作一次總整理。 註一:參閱【文書作業問題/《文書處理手冊》修正評析】乙文。 註二:參閱【文書作業問題/公文製作的作業要求】乙文。 註三:參閱【文書作業問題/從無須挪抬說起】乙文。 註四:見國家文官學院印行「公文製作及習作」(修訂五版)第52頁。 註五:參閱【文書作業問題/便箋及便簽】乙文。 |
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