便箋及便簽

　　箋，音「ㄐㄧㄢ」；簽，音「ㄑㄧㄢ」，音近似、意不同。前者又稱「書牘」，作為私人書信往來；後者為公文的一種，用以陳報長官，供作抉擇依據。至於便箋，就是簡便的箋函；便簽，就是簡便的簽。

　　箋函結構，分為三部分，前文部分：包含稱謂、提稱語、啟事敬辭、開頭應酬語等4項；正文部分1項；後文部分：包含結尾應酬語、結尾敬辭、問候語、署名敬禮、月日、補述等6項，合計11項。便箋，既是簡便的箋函，只取用稱謂、結尾敬辭、署名敬禮及月日等4項，舉凡借書、還物、訪晤、餽贈、稱謝……等細事，為免箋函之繁複，用便箋表達意思，以求簡單而便捷。
　　簽的結構，分「主旨」、「說明」及「擬辦」三段式。主旨，扼要敘述簽之整個目的與擬辦；說明，對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述；擬辦，針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案。便簽，既是簡便的簽，不必使用三段式，而用「一、二、三、……」點列式，主要用在案情簡單的簽，無須考慮分段確實、主題鮮明。

　　《文書處理手冊》將「便箋」列為「其他公文」的一種，定義為：「以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用。」所以，便箋雖以私誼為主，但權宜用在公務上者，我們稱為「公務用的便箋」。該手冊第45點第4項另予規定：「同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書函或便箋行之……。」至於「便簽」，手冊內沒有任何解釋及規定，只是方便承辦人稱呼，以有別於三段式的簽。

　　理論上，便箋應有對上、對平、對下的區分，但因便箋不夠莊重，對上仍以不用為宜。便簽是簽的一種處理方法，作用與簽一樣，只用在對上。事實上，「便箋」及「便簽」差異頗巨，只因聲音近似，造成許多人的混淆，所以特別撰文貼上，以饗網友。