副本不宜抄送上級
       近日，有網友指出：某研考機關要求各機關填列工程進度，因部分機關未及填列，該研考機關再次致函未填列機關，促請填辦時，以副本抄送該機關之首長室。網友提問：這樣是否符合公文體制？（註一）
       函有發文者及受文者，發文者多屬一個機關，受文者則有一個（專函）及多個（通函）；此外，還有正本、副本之分。依《文書處理手冊》48.1.規定：「受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用副本。」所以，副本給誰？方能符合公文體制，並沒有一定準則。在職時，曾因某事請求某單位協辦，惟擔心行文該單位後，會石沈大海；有資深同仁建議將副本抄送該單位之上級，可能會有不同的效果。
       每個機關（單位）都有法定職掌，工作優劣自有相關績效考核，若給承辦單位的上級一份副本，不見得會有預期效果（註二）。依規定，副本與正本均須蓋用印信，亦須辦理發文手續、簽辦及歸檔；這些手續，分別給監印人員、發文人員、承辦人員及檔案管理人員，增加若干工作量。所以，必須與案件「有關聯」的才給「副本」，以免造成副本收受者的負擔；倘若副本未經處理而任意毀棄，亦有《檔案法》第24條：「明知不應銷毀之檔案而銷毀者，處二年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣五萬元以下罰金。」的疑慮，如果屬於機密公文，後果更是嚴重！
       國家文官學院發行《公文製作及習作》乙書，此書係集合國內眾多公文講師的智慧編輯而成，其中第捌章第三節公文製作應行注意事項及常見之缺失，提及：為避免造成冒失，副本不宜隨便抄送上級長官或上級機關（除非上級長官或機關要求副知）。本人曾任職於首長辦公室，凡給首長室的副本，都交由承辦單位併案處理，並電話告知發文單位，無須再副知首長辦公室。
       前述網友所述情節，猶如日常生活中對不聽話的小孩說：「我要告訴你爸爸！」這種作法，不僅是冒失行為，而且增加行政成本；若副本收受者不慎遺失，亦有違法之虞。所以，副本不宜隨意抄送上級機關或單位，以免造成意想不到的困擾。

註一：參閱網友提問之問題。
註二：參閱【如何運用副本】乙文。

國家文官學院發行《公文製作及習作》，是學習公文製作很好的一本參考書，修訂五版共512頁。

國家文官學院定期邀請國內講授公文的講師，研修《公文製作及習作》乙書。

《公文製作及習作》第捌章第三節公文製作應行注意事項及常見之缺失，提及：為避免造成冒失，副本不宜隨便抄送上級長官或上級機關（除非上級長官或機關要求副知）。