如何運用副本

　　有許多人對「副本使用時機與作法」，不甚了解，特說明於後，並提出若干意見，分享網友。

　　依據行政院《文書處理手冊》第49點規定，使用副本的時機，主要有3項：

　１、受理之案件，主體機關或通案分行之機關用正本，其餘有關聯或預計將有同樣詢問之機關用副本。

　２、收到其他機關來文，一時未能函復，須向其他機關查詢者，可將查詢行文之副本抄送來文機關。

　３、因緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機關。

　　綜合上述規定，必須與案件「有關聯」的其他機關，才給「副本」，以免隨意發文，造成行政作業的負擔（註一），並帶給「副本收受者」的困擾。所以，本人作以下建議，請大家參考：

一、依《公文程式條例》第9條規定：「……收受副本者，應視副本之內容為適當之處理。」原則上，收到「副本」的機關（單位），仍須依法適當處理，不完全是「陳閱後存查」而已。

二、依《文書處理手冊》第19點規定：「須以副本分行者，請在『副本』項下列明；如要求副本收受者作為時，則請在『說明』段內列明。」亦即，要求副本收受者配合辦理時，除在「副本」項下列明外；另在說明段內，書寫「副本抄送○○○（請……）」字樣，以明確副本收受者協辦事項。

三、公文中的「附件」以給正本為原則，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」。（註二）

四、緊急公文，雖可用副本抄送其直屬上級或下級機關；但為避免冒失，除非上級要求副知，或先以口頭報備，對上級機關或上級長官，以不用副本為宜。

五、公文須知會其他機關時，可用副本抄送；但須知會本機關其他單位時，不宜用副本抄送，可採會稿方式處理。

六、依《文書處理手冊》第31點規定，機關內部不宜給予副本；如有必要，以加發「抄件」之方式處理。（註三）

　　 以上六項，如確實做到，可適時發揮副本的功用，且避免因濫發副本，而造成的負面影響。

註一：依規定，副本與正本一樣，均須蓋用印信，亦須辦理發文手續，又須依規定簽辦，最後仍須歸檔；以上作業程序，分別給監印人員、發文人員、承辦人員、檔案管理人員，增加工作量。

註二：依據行政院《文書處理手冊》第49點第5項規定：「附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在『副本』項內之機關或單位名稱右側註明『含附件』或『含○○附件』。」細查這項規定，本人認為有些瑕疵。按收到「副本」的機關或單位，如公文內已夾有附件，再書寫「含附件」3字，顯然多此一舉；反倒是，沒收到「副本」的機關或單位，會產生疑惑。所以，正確的作法應該是：沒給「副本」的機關或單位，註明「不含附件」。再者，據發文人員告知，無論正本或副本，只要在名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」，都無法進行電子交換，因為電腦無法辨識「○○○（含附件）」是何機關或單位？不如依照第19點第3款第2目第3細目庚：「如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數；正、副本檢附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及份數。」而在正、副本只保留機關或單位的名稱而已。

註三：在人工繕寫的年代，常要求發文單位採複寫方式，分送一份「副本」給原承辦單位，以為續辦之參考。如今，電腦製作公文的年代，若要續辦參考，由承辦人印製一份，或逕在螢幕上查閱，都是極為便利的事，何須有勞發文單位加發一份「副本」。因此，這項由來已久的作法，實應改正。