如何處理會辦意見
        授課時，有人詢問會辦單位如何表示意見？在何處簽章為宜？再者，有網友提問：主辦單位對於會辦單位的意見，使用「感謝貴單位協辦」或「敬悉」二字，覺得有些奇怪，期望解惑。以上兩個問題，有詳予說明之必要。
        依《文書處理手冊》29.1.規定：「凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。」公文須會其他單位表示意見，十分普遍。常見的會辦方式，除簽稿送會外，還有持稿當面會商，或用書函、便箋（條）、電郵…等簡易公文，先行徵詢意見；若送會單位較多時，採用「簽稿會核單」，並視案情需要採順會或並會方式。另外，組織內如有例會且須會三個單位以上者，亦可在會中提出，經決定作成紀錄後，無須逐一送會。
        再依《文書處理手冊》33.2.規定：「各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。」對於主辦單位的簽稿，會辦單位可作以下之表示：
    一、認同主辦單位意見時，通常使用「敬表同意」四字，或逕予簽章。會畢還返後，主辦單位無須再表示意見，逕送長官核判。
    二、認同主辦單位意見但有若干補充時，主辦單位可針對補充意見，略加說明，例如：「○○單位意見，本○配合辦理。」再送長官核判。
    三、會辦單位有不同意見，主辦單位認同時，除註明類似：「○○單位意見，本○已納入簽稿內。」並應將原簽稿加予綜合修改（註一），再送長官核判。
    四、會辦單位有不同意見，主辦單位無法認同時，雙方必須進行協商；若數個會辦單位都有不同意見，可請長官指派人員臨時召開協調會，迨意見一致時，作成紀錄陳請長官核閱。主辦單位再據以修改原簽稿上陳，無須逐一送會。
        以上四種方法，為實務上所常見；惟為避免造成「公文旅行」（註二），可先與會辦單位協商，取得共識後，再撰擬簽稿送會，以免雙方「會來會去」而稽延時日。另外，無論主辦單位或會辦單位，所訴求對象均為核判該公文的長官；因而，當會辦單位認同主辦單位意見時，主辦單位無須再簽註：「感謝貴單位協辦」或「敬悉」等類似彼此對話之文字；必要時，可簽註：「○○單位同意簽稿意見」等文字。
        公文如採線上簽核，可仿照「簽稿會核單」（如附圖一）隨文送請會辦單位表示意見；若採紙本公文簽核，可按《文書處理手冊》附錄6圖示（如附圖二），在空白處虛分為三部分，左邊為承辦單位；中間為會辦單位；右邊為決行（批示）者，並採由上而下依序簽署；必要時，可在中間起頭處寫「敬會」二字，並將所要會辦的單位逐一填列。

    附帶一提的是：公文會辦業務相關之詞眾多，茲說明如下：
一、會辦、送會、會商：三詞意義相似，都指簽稿會請他單位表示意見。
二、會簽、會核、會稿：會簽及會核都是在擬辦階段，請他單位表示意見；會稿是在擬稿階段，請他單位表示意見。
三、順會、並會：會辦有兩個單位以上者，依序會辦稱「順會」，影印若干份同時送會稱「並會」。
四、內會、敬會：承辦單位內的會辦稱「內會」，會請其他單位表示意見稱「敬會」。

註一：參閱【結簽】乙文。
註二：參閱【公文旅行】乙文。

附圖一：簽稿會核單。若送會單位較多時，採用「簽稿會核單」，並視案情需要採順會或並會方式。

附圖二：簽辦公文時，可在空白處虛分為三部分，左邊為承辦單位；中間為會辦單位；右邊為決行（批示）者，並採由上而下依序簽署。