公文旅行

　　吳副總統擔任行政院院長時，對於行政機關「公文旅行」，表示忍無可忍，打算刻個「震怒章」蓋用。這幾年來，公家單位的行政效率，不知是否所有改善？

　　過去的公文旅行，專指公文發出後，經付郵寄交，或諸多機關輾轉傳送，若干時日才到受文機關，屬於名副其實的「公文旅行」；至於，吳前院長所震怒的公文旅行，其實是公文積壓；此種現象，問題不在公文，而是「人」的因素。所以，公文作為推動公務的載具，把怨氣出在公文上，有些冤枉！

　　自從政府推動「電子公文交換」後，早已解決公文在空中旅行的時間。現今的公文旅行，主要是出不了機關大門，以致於貽誤時機，而遭來民怨。各機關避免公文旅行，個人以為可先從以下數端作起：

一、建立分文的權威：「推公事」是公務員的普遍現象，只要稍具「可以不辦」的理由，一定想方設法推給別人辦，以致於有些公文，先在單位間「互推皮球」數日，直到簽報長官判定承辦單位，才勉為其難受理。所以，應該賦予分文人員較重的份量，及較大的權力，減少「分不出去」的困窘（註一）。

二、減少核稿人數：公文從承辦人撰擬到長官核判，中間究竟要有多少人核稿？目前沒有硬性規定；但核稿人數過多，未必就能提升公文品質，卻十足影響公文時效，所以核稿人數當以兩人（初核、複核）為原則；如核稿人數太多，必須進行分工，包含平行分工（首長授由副首長代行）及垂直的分工（力行分層負責），以簡化陳核的流程。

三、依公文的重要性決定承辦的層級：許多機關事不分大小、輕重，率由最底層的科員辦起，科（課）長以上的人就等待核稿而已，以致於簡易的例行公事，效率極高；棘手重要的公事，往往曠日費時。倘若將不易辦理的公事，改由科長或科長以上的人自行辦理，不僅可藉「老經驗」化解難題，而且可以減少核轉的時間及手續。

四、力行分層負責：公務員都具有「趨吉避凶」的本性，不論什麼公文都送往長官核判，以減輕自己應負的責任，致使長官經常案牘勞形，耗在雞毛蒜皮的小事，而無暇兼顧大經大緯的政策，是形成「公文旅行」的重要原因之一。所以，每一個機關應依實際狀況，力行分層負責，大膽將權力下放給二、三層主管代為決行；必要時，下層主管可逕予處理，再行補陳。

五、儘量避免逐一會辦：公文最耽擱時間，莫過於逐一送會，如須會辦三個單位以上者，應採用影印同時送會，或提例會討論，或約集有關單位人員舉行會議商討（討論後作成紀錄，則不再逐一送會）。至於會辦其他機關者，應儘量採用電話或電郵商詢；必要時，親自前往面洽，以節省公文往返的時間。

六、實施文書簡化：為提升行政效率，各機關應責成專人，以行政院《文書處理手冊》第柒章「文書簡化」為準則，檢視機關內部文書，是否有實施文書簡化之處？例如：無機密性之通案，可於機關電子公布欄公布，以代替行文，下級機關即可據此辦理，以減少文書數量。再如：上一層級已於擬辦時核可者，其文稿內容如無變更，應由次一層級代判，不必再送上級判行，以簡化文書處理手續。

七、貫徹流程管理：各機關在人員及設備齊備時，應設計「公文流程管理系統」，並使用電腦進行管控，再利用「權限控管」方式，讓全部或一部分的人，得以查尋每一個節點所耗用的時間，以及統計每一件公文的績效，讓電腦系統可以隨時提醒承辦人儘速辦畢公文，也可以作為長官考核部屬的依據。

　　以上七項，是本人長期處理公務的經驗談，或許可以解決眼前「公文旅行」的難題；不過，這只是治標而已。真正要讓公務員勇於任事，不推諉、不卸責，必須從制度面改革起，包括任免、獎懲、考績及升遷等（註二）；否則，不要說吳前院長刻「震怒章」蓋用，就是在公文上畫一把刀、畫一支槍，也沒有用；若干時日後，公務員大多照樣我行我素！

註一：據查，各機關的分文率由新進或低階人員擔任，該等公務員除對業務不夠熟習外，而且「人微言輕」，以致容易遭到承辦人（登記桌）的退件，而有「分不出去」的情形。若指派高階人員辦理或協辦（督導）分文工作，相信「互推皮球」的情形會改善許多。

註二：有關制度面的改革，學者的文章汗牛充棟，無須本人贅述。只是，從未聽過那一學說被真正採用，並且有效解決公務員的積習。