結簽

　　授課時，有人提問：案件經會辦單位表示意見，長官批示：「如擬」，究竟如承辦單位所擬？或如會辦單位所擬？

　　造成這種現象，連續犯了三個錯誤：第一、會辦單位有不同意見時，不能逕送長官批示，應退還承辦單位結簽；第二、長官辦公室應將該案退還承辦單位結簽後再陳；第三、長官不該批示「如擬」，而應批示「請結簽」。

　　結簽，又稱「綜簽」，行政院《文書處理手冊》（以下簡稱《手冊》）第33點第3項規定：「會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，再送決定……。」因此無論簽或稿，會辦單位有不同意見時，都不能送陳長官批示，須由承辦單位綜合修改。修改後，如與會辦單位意見一致，則無須再會；如仍有差異，則須再會一次。

　　須經會辦的公文，難免影響處理時效，如會辦單位眾多，更是曠日廢時。為避免「公文旅行」，《手冊》第47點第4項第5款規定：「利用業務會報商討涉及2個單位以上之案件，經作成決定後再辦，以減少公文簽會手續。」第8款規定：「會議紀錄及交代案等類似案件，其內容廣泛，須送會3個以上單位者，得影印若干份，同時分送各有關單位，以免依次會簽，稽延時日。」

　　《手冊》第29點第1項規定：「凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。」所謂「會商」，不限定書面方式，尤應重視事前協調，如在公文簽辦之前，先與相關單位溝通，取得共識後，再行會辦，往往可以達成「事半功倍」的效果。再者，機關（單位）內有例會，則提例會討論；或約集有關單位人員定期舉行會議商討；或臨時約集有關人員小組會商，再依據會議紀錄簽辦，亦可減少會辦手續。

　　總之，公文只是完成最後一道合法程序，事前要如閩南語所稱：「代誌攏喬好勢！」否則；公務員端坐辦公室，讓「公文來、公文去」，而不進行當面協調與溝通，公文旅行問題將永遠無解！