《文書處理手冊》修正評析

　　現行《文書處理手冊》，係依行政院於62年訂頒的《行政機關公文處理手冊》修正而來。民國87年以前，稱為《文書處理檔案管理手冊》，後因《檔案法》公布，檔案管理另予規範，乃製作《文書處理手冊》單行本，以為行政機關文書作業的根據；該手冊繼民國93年之後，於99年1月22日作最近一次修正。

　　本人長期注意該手冊修訂內容，以往向同仁介紹新規定時，常以「我那知？」；「我不會呀！」作為推卸藉口；究其因委，一方面是機關政令宣導不夠，一方面是個人懶於接受新知所致。如今，拜科技之賜，本人將本次修正要點，以及對該手冊內容的看法，陳述於後，以饗網友！

　　本次修訂，主要將「公文線上簽核」、「電子公文交換」及「文書流程管理作業」3部分，回歸「公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」及「文書流程管理作業規範」等法令，手冊僅作原則性規定，而在原手冊的相關規定，則予以刪除。再者，為符合實際作業要求，另有部分修正，茲擇要列舉如下：

一、第16點第2款增列第3目：「敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。」該增列本目規定，旨在要求承辦人員擬稿時，對所列部分特予核對，以免錯誤或遺漏。

二、第16點第4款第1目：「分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，(一)、(二)、(三)……，１、２、３、……，(１)、(２)、(３)；但其中“()＂以半型為之。」新增本目但書，規範“( )＂，要用半型。

三、第19點第3款第2目第3細目庚，修正為：「如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數；正、副本檢附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及份數。」增列後段文字，以符實際，而免正、副本收受者產生疑惑。

四、第31點第2款修正為：『「速別」：係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案件性質，填列「最速件」、「速件」或「普通件」』按普通件原不必填列，本次修正應填列「普通件」3字，以符實際。

五、第35點第3款修正為：『對陳判之文稿，應明確批示。同意發文，批示「發」；認為無繕發必要尚須考慮者，宜作「不發」或「緩發」之批示。』較原規定更為明確，對陳判之文稿不能僅作簽章而已。

六、第38點第6款，原規定：「各機關對外行文，應一律使用統一規格之公文紙。」本次修正，增列「其版面包括字型、字體大小及行距等，得參考政府文書格式參考規範辦理。」等文字。

七、第41點增列第4款：「文號11碼，前3碼為年度，中間7碼為流水號，最後1碼為支號，其中支號係供作雙稿、多稿公文用。」該增列規定，旨在統一文號編碼原則。

八、第60點（原第62點）刪除：「本件於工作完成或會議終了時解密」的規定，以免因為過於籠統，造成許多機關的困擾。

　　新修正《文書處理手冊》將部分規定回歸相關法令，是正確的作法；惟所刪有關「公文線上簽核」及「電子公文交換」等規定，為政府刻正積極推動之業務，如能擇要作成附錄，列在手冊之後，較之目前所附錄的「印信」（註一），更有價值。另外，規定「(一)、(二)、(三)……」的“()＂為半型，雖能節省一格，但與使用“（）＂相比，較為不便，實無硬性規定之必要。再者，第19點第3款第2目第3細目庚所增列的文字，與第49點第5項規定：「附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在『副本』項內之機關或單位名稱右側註明『含附件』或『含○○附件』。」似乎有些矛盾。至於「文號11碼」的最後一碼，供雙稿或多稿之用。按雙稿與多稿，均非常態；為此，讓所有公文都增加一碼，不符比例原則！不如一稿一文號來得有效益。

　　另有部分內容，應修正而未修正者，包含：

一、第16點第1款第7目「完整」，本應至「……協調聯繫。」為止，當年誤將第8目「週詳」懸接於後，理該回歸原貌。

二、第19點第3款第2目有關「一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬」，相信目前已少有機關採用此種方式（註二），不如刪除。

三、第31點第9款「分類號」及「保存年限」與公文格式右上角的「檔號」及「保存年限」，並不一致。

四、第36點「回稿、清稿應注意事預如下：」的「預」乃「項」字之誤。

　　有許多現職公務員經常瀏覽本人部落格，特整理以上重點，並提出若干問題，相信有助於大家對「文書作業」的認識。

註一：手冊附錄《印信條例》、印信類別尺度表、《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》，超過所有附錄的六成；而審其內容，僅與監印人員略有關連，與絕大部分承辦人員均為無關，有必要附錄其他較重要的內容。

註二：在手寫公文稿的年代，凡是內容大同小異或小同大異的公文，可以採用同稿併敘或同一稿面分擬」，以免重複書寫，增加處理效率。如今，使用電腦製作公文，已無重複書寫的困擾，即使少數文字不同（小異），只要將前一份公文稿複製一份，再略作修正，又完成一份公文稿，若要用電腦「同稿併敘」，反不容易製作，因此本人建議刪除這項規定。