公文製作的作業要求new

　　授課時，有位細心的同學提問：《文書處理手冊》附錄1、行政機關公文製作表解（註一），有關公文製作的作業要求共有「１、正確；……７、完整；８、周詳」8項，何以手冊第16點第1項，僅有7項，而沒有「８、周詳」（註二）？

　　任職之初，本人見過原稿，印象中該有8項才是，因而斷定「７、完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。」應該只到「……協調聯繫。」為止；後面的「所提意見或辦法，……，以供上級採擇。」係「８、周詳」的解釋。是以，本人授課時，都講述8項而非7項。

　　所以會有如此斷定，緣於民國62年行政院發行活頁版的《行政機關公文處理手冊》，作業要求也是列舉7項。後來，行政院秘書處發現7項有誤，於是連同部分修正文字，檢送活頁紙，函請各機關抽換。民國74年，行政院擬廢止《行政機關公文處理手冊》，另訂《文書處理、檔案管理手冊》時；編輯者或許使用未經抽換的《行政機關公文處理手冊》為藍本（註三），以致於《文書處理、檔案管理手冊》的作業要求，仍然只有7項。

　　近日，與某機關檔案主管提到此事，該主管協助本人，從眾多舊檔案中，尋找當年要求各機關抽換的公文。真是皇天不負苦心人，居然找到行政院秘書處63年7月17日台63秘字第5415號函，內容確是8項，且對「周詳」的解釋為：「對於案情複雜、關係重大的案件，應由機關內部業務所屬一級單位主管或指定的人員負責簽擬，提出兩個以上意見或辦法，並分析其優劣利弊，以供採擇。」

　　有了第8項，確實比較完整；不過，本人認為：作業要求僅係觀念的建立，少1項無關宏旨；惟應將「行政機關公文製作表解」去除「周詳」1項，方能前後一致。只是，令人關注的是，前述編輯者若真使用未經抽換的《行政機關公文處理手冊》為藍本，不知還有沒有遺漏什麼？因為當年要抽換的，不只作業要求而已！

註一：參見《文書處理手冊》（99年3月版）第59頁。

註二：該項規定如下：文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：

１、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。

２、清晰：文義清楚、肯定。

３、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。

４、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。

５、整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。

６、一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。

７、完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。

註三：早年，凡是常須更換的「法規彙編」，都採用活頁裝訂。遇有增修時，主辦單位另以單張，分請使用單位抽換，以維持法規的最新狀態；但各單位疏予抽換情形，極為常見。