電子化的印信使用

　　在無名小站設立部落格迄今，已有6年，有不少網友發表迴響，其中以印信使用為最多。可見蓋印看似簡單，卻困擾不少人。

　　最近有兩位網友提問，一是：印章可否掃描成電子圖檔，直接套印在公文上？二是：將照片印在畢業證書上，是否再加蓋鋼印？本人的回復是：前者不可以，後者不需要。

　　前者提問理由是：可否比照套用印信，將印章掃描成電子圖檔，直接套印在公文上？按證書套用印信，係依《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》第8條規定，將印信拓模或縮小製模套印於文件上，但須向原製發機關報備，不得任意為之；且製版及套印過程中，應指定專人監督與保管。既有如此慎重手續，有關「將印章掃描成電子圖檔，直接套印在公文上」，當然不可以；否則，為圖一時之便，產生法律上糾紛，將得不償失！

　　後者有關畢業證書的照片，以往係黏貼其上，再蓋壓圓形鋼印，以防冒用；如今，將照片直接印在畢業證書上，已無遭致冒用問題，當然無須加蓋鋼印。何況，畢業證書一定蓋有機關（學校）的印信，及首長（校長）的職銜、簽字章，不論採人工逐件蓋用，或依規定採用製版套印方式，都具有法律效力；因此，將照片直接印在畢業證書上，確實是進步的作法。

　　公文書所以要加蓋印章，一則取信對方，一則作為把關。所以，機關（單位）印章通常都要專人監守，非經長官核定，監印人員不得任意蓋用；且蓋用印信後，須登錄於「印信蓋用登記表」，遇有新舊任首長交接時，印信及登記表均應隨同專案移交。

　　以上所述，規定在《公文程式條例》第3條、《文書處理手冊》第40點及《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》第6條；惟規定有時而窮，遇到特殊情況，仍須從法令原意加以推演，才能適應現況，又符合規定。