簡易公文

　　所謂「簡易公文」，並無明確定義，乃相對於複雜的公文而言。早年，有一種「簡便行文表」，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時，均可填列使用，堪稱便利。

　　民國87年，為推動電子公文交換，在「單一格式、統一公文用紙、取消欄框及統一字碼」的原則下，有欄框的「簡便行文表」遂為「書函」所取代，以至於何時用「函」？何時用「書函」？迭為各單位承辦人所困惑。上（4）個月，行政院修正《文書處理手冊》，特別針對「簡單案情」，增加「內容無涉准駁、解釋之簡單案情」，確實比較清楚！

　　事實上，政府機關處理的公文中，屬於案情簡單者，占大多數。對於各機關經常處理的「簡易公文」，用簡單敘述或以定型化表單填報，相信可以簡化手續，提高行政效率。例如：「簽」須用「主旨、說明、擬辦」3段式，但如案情簡單的「簽」，可不分段，以敘述式或條列式簽擬，即俗稱為「便簽」。再如，「箋函」須有前文、正文、後文3部分，惟借書、還物、訪晤、餽贈、協商等細事，可省去「箋函」的提稱語、應酬語、問候語、敬辭等，稱之為「便箋」（註一）。

　　總之，製作或處理公文，當分正式、例行，複雜、簡易，若屬於正式或複雜的公文，採「函」、「簽」及「箋函」3種；若屬於例行或簡易的公文，採「書函」、「便簽」及「便箋」3種。這種分別輕重緩急來處理公務，才能在講求效率的前提下，又不失莊重。

　　附帶一提的是，早年規定：「書函結構可視需要採條列式或三段式。」（註二） 87年修正《文書處理手冊》時，予以刪除，有些可惜！上（4）個月，再次修正《文書處理手冊》，將「便箋」說成「便簽」，更是令人意外！（註三）

註一：參閱【文書作業問題/便箋與便簽】乙文。

註二：初習公文者，不容易分辨3段式的寫法，因此屬於簡易公文的「書函」，應得以用「一、二、三、……」來取代「主旨、說明、辦法」3段式。民國87年，研考會為推動新公文格式，檢送各機關「新公文格式百寶盒」，就是用「書函」方式，採以「一、二、三、……」製作。

註三：參閱【文書作業問題/續評《文書處理手冊》之修正】乙文。