發文日期以何時為基準

　　適有網友提問：「發文日期以何時為基準？」相信許多機關發文人員都有同樣疑惑，因此特別撰文敘述。

　　《文書處理手冊》對於發文日期，沒有明確規定，僅在第20點第5項規定：「文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。」這項規定，不僅適用於發文人員，也適用於收文人員及所有業務承辦人，其目的在於避免人為疏失，而造成「公文旅行」（註一），影響行政效率。

　　依前項規定，長官決行之後，當天發出，即以長官決行日為發文日期，殆無疑義。不過，有些長官於下班後，才決行公文，必須留到隔天發出，而以長官決行日或翌日為發文日期，都是合理的範圍；只是，長官決行次日離職，或發生意外，就必須以長官決行日為發文日期；否則，就會發生責任或法律上的問題。

　　此外，有些公文經長官決行後，必須進行繁複繕打、蒐集資料、進行採購、知會其他單位…等必要手續，非一時半刻所能完成時，而改用實際發出的日期為發文日期，以免發文日期與實際發出日期，相隔多日，只要在合理的範圍下（例如：兩、三天且為普通件），均屬可行。必要時，發文人員可用「便簽」（註二），敘明理由，簽請長官核示，以明責任。

　　總之，處理公務要堅守原則，也要懂得通權達變。因此，發文人員對於發文日期的掌握，要堅持「以長官決行日為原則，以彈性調整為例外。」

註一：參閱【文書作業問題/公文旅行】乙文。

註二：參閱【文書作業問題/簡易公文】乙文。