首長如何批定公文

　　近日有網友提出主管如何批改公文？特別是首長如何批定公文？徵詢本人意見，茲以個人經驗及研究心得，作以下的縷析。

　　按一件公文，從承辦人到最後首長批示，正常的程序包含：陳核（初核、覆核）、會核、閱稿到核定（決行），各有不同的批改方法，茲分述如下：

一、陳核：

　（一）對於承辦文件如未簽擬意見，或僅用「陳核」或「請示」等字樣時，應交還重擬，再行陳核。

　（二）承辦人所擬意見，認有修改必要時，可在文內逕予修正或加註；如同意承辦人意見，可依規定順序簽名或蓋章，再送請首長（主管）核定。

　（三）對案情不甚明瞭時，可隨時洽詢承辦人員，或以電話詢問，避免用簽條往返，以節省時間及手續。

　（四）核稿時如有修改，應注意勿將原來之字句塗抹，僅加勾勒，從旁添註，對於文稿之機密性、時間性、重要性或重要關鍵文字，認為不當而更改時必須簽章，以示負責。

　（五）對於承辦人員簽擬或經辦之稿件，認為不當者，應就原稿批示或更改，不宜輕易發回重擬。

　（六）實施橫式公文後，橫式公文之用語（如：右陳、如左等）、全型及半型之使用、數字使用原則、字體大小、行距字距……等，均應注意符合規定？

　（七）注意檔號、保存年限、速別、密等及附件……等，是否正確？

二、會核：

　（一）凡案件與其他機關或單位之業務有關者，應儘量會商。

　（二）各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。

　（三）會稿單位對於文稿（件）有不同意見時，應即提出，再由主辦單位綜合修改後，送請首長（主管）決定；會辦單位不宜逕在文件（稿）上修改。

　（四）凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核時並無出入，應不再送會，以節省時間及手續。

　（五）非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。

三、閱稿：（為提升公文品質，可指定專人擔任「閱稿人員」）

　（一）閱稿人員協助首長（主管）注意：１、簽稿是否相符；２、前後案情是否連貫；３、有關單位已否會洽；４、程式、數字、名稱、標點符號及引用法規條文等是否正確；５、文字是否通順；６、措詞是否恰當；７、有無錯別字；８、是否符合橫式公文之規定……等。

　（二）對於文稿內容如有不同意見，應洽商主管單位或承辦人員改定，或加簽陳請長官核示，不宜逕行批改。

四、核定（決行）：

　（一）承辦單位所擬意見，同意批「如擬」；不同意或承辦單位未簽擬意見，則批「請重擬」。

　（二）承辦單位擬有2種以上意見，備供採擇時，應明確擇定1種，可批「採○案」。如對全案不同意，則批「請重擬」；如僅對所提意見不同意，則批「請再擬其他意見」。

　（三）承辦單位所提出之請求或建議（例：文中結尾有「請准予……」），如准許批「同意」；不准許則批「緩議」或「再議」。

　（四）承辦人就個人事務有所陳請時，如准許批「可」；不准許則批「緩議」或「再議」。

（五）承辦單位所提資料或文件，備供了解案情時，可批「悉」。所提圖書或例行表冊，可批「閱」。

（六）承辦單位基於職掌所辦理之業務，簽報核備時，可批「准予備查」。

（七）承辦單位與會辦單位意見有別，或兩個會辦單位以上意見不一致時，批「請結簽後再陳」。

（八）首長（主管）認有必要，會請其他單位（人）表示意見時，批「先會○○○」。

（九）對承辦單位陳判之文稿，認為可以繕發時，批「發」；如尚須考慮者，批「不發」或「緩發」。

（十）對承辦單位陳判之文稿，認為可以繕發，但對所擬稿件認有不妥時，批「請重擬」。

（十一）儘量避免僅簽名或蓋章。（註：簽名或蓋章視為同意，但不明確。）

（十二）不宜未經批示即退還，或作「請自行決定」、「請依規定辦理」等不明確之批示。

（十三）如有疑義，可召集承辦人員及核稿人員研議，即時決定並作明確批示。

（十四）文中如有明顯錯別字或措詞不當，僅加勾勒即可，無須逕予修改；對於文稿之機密性、時間性、保存年限……等，認為不當，亦僅加勾勒或以色筆用「？」註記，以提醒承辦單位注意。

（十五）首長（主管）核判公文，宜僅作可否之批示，至於細節事項均應交由閱稿人員（核稿秘書）負責。

　以上所述，請大家參考！