公文製作－簽署篇

　　公文發出之前，必須用印或簽署，才具有法律效力；由於不在「核稿」的範圍內，由監印人員依規定（註一）蓋用，或許認知不同、或許誤解規定，以致誤用情況，極為普遍。（註二）

　　公文書種類繁多，不同的公文書常有不同的蓋印方法，茲就常用的公文書，其蓋印情形分述如下：

一、聘書、獎狀、證明書等：此等文書常在最後述明「中華民國00年00月00日」，印信中間要對準「中華民國」之後蓋用，此即所謂「騎年蓋月」。所以，文件除考慮「首長職銜簽字章」蓋用位置外，還要特別留有印信蓋用的空間。

二、函：函因上行、平行、下行之分，而有不同的蓋印方法，茲分述如下：

　（一）上行函：首長職銜及姓名，可用打繕方式，再蓋用首長職章。例如：內政部給行政院的函，先打完「部長　李鴻源」等字後，再由監印人員蓋用俗稱「小官章」的職章。

　（二）下行函：文件在「正本、副本」之後，要預留部分空白，而由監印人員蓋用「首長職銜簽字章」（註：通常使用藍色）

　（三）平行函：分為同級機關的平行函、無隸屬關係上對下的平行函（如：考試院對內政部）、無隸屬關係下對上的平行函（如：內政部對考試院）3種，前2種蓋法，比照「下行函」；後1種蓋法，比照「上行函」，此種最容易誤用！

三、書函、開會通知單等：文件在「正本、副本」之後，要預留部分空白，而由監印人員蓋用「機關或承辦單位條戳」。

四、依分層負責規定，由單位主管代判的公文，雖仍由機關首長簽署，但最好在簽署之下，加註「本案依分層負責規定授權單位主管決行」字樣。

五、機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文由代理首長署名。例如：部長出缺，公文逕署「代理部長　○○○」。

六、機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。例如：院長請假期間，由副院長代理，第一行公文除署「院長　○○○」之外，其後加註較小的「請假」2字；第二行另署「副院長　○○○」，其後加註較小的「代行」2字。

　　以上六項，實務上最為常見，承辦人製作公文時，雖常用「○長　姓○○」，但仍須了解該件公文，如何用印？方能保留適當的空間，予監印人員蓋用；惟電子公文，依《公文程式條例》第4條規定，得不蓋用印信或簽署。

註一：依照行政院《文書處理手冊》第40點第3項規定，監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信：

１、發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及首長職銜簽字章。

２、呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。

３、函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。

４、書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。

５、機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。

６、機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首長署名者，由代理人署名。機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。機關內部單位基於授權行文，得比照辦理。

７、會銜公文如係發布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長職銜簽字章。

註二：本人從過去的網站，到現在的部落格，網友提問「用印方法」，其比率僅次於「公文製作」。可見監印人員不知如何用印？極為普遍。