受文者應為單一對象

　　在演講機會中，有人提問「受文者：」之後，是否僅能填單一對象？本人肯定答復，並以使用「口洞式信封」郵寄時，其上有（郵遞區號）及（地址），加以印證，大家都聽得懂！

　　近日，有網友三度在「留言版」提問，可否在「受文者：」之後，將所有對象列出；或者僅書寫「○○○等」，而在文末「正本：」處，再逐一列出其他受文對象。此一疑惑，不僅存在於該提問者，其他網友或有類似問題，因而特別撰文，提供大家參考！

　　「受文者：」之後，該填什麼？屬於公文格式的一部分。公文格式又與紙張應用及規格變革，息息相關。早年，公文使用印有紅框的「制式公文紙」（註一），紅框內僅有「速別」、「密等」、「受文者」、「抄送副本機關」……等項；民國74年以後，紅框內除前述諸項外，又增加「解密條件」、「正本」、「副本」……等項。民國87年以後，一律使用Ａ４白紙，並取消所有欄框，而將原欄框的項目，分別列在本文前後。

　　早年的欄框僅有「受文者」及「抄送副本機關」，遇有通案分行時，將所有正、副本收受對象，分別擠入「受文者」及「抄送副本機關」內；其後，由於多出「正本」、「副本」兩欄，因此要求「受文者」一欄，必須將正本、副本收受對象，採一文一機關逐一填入，這也是「受文者：」何以要單一對象的緣起。惟欄框畢竟受到空間限制（註二），所能擠入的對象，最多20個；超過此數，有用「通稱」，有用「如行文表」，有用「○○○等」，除讓人感到不莊重外，甚而造成受文對象間，重複行文（註三）。

　　取消欄框之後，因為沒有空間限制，不管正、副本收受對象有多少，都能列入。本人經常收到文官學院來函通知授課，正本就列有90位受文對象，但「受文者：」之後，僅有本人姓名。民國87年，研考會為推行新公文格式，以（八七）會訊字第○二七六○號書函，提供全國各機關學校「新公文格式百寶盒」乙式，雖在「正本：」寫「如行文表」，但「受文者：」之後，仍然維持單一機關學校；不過，該文將數千個機關學校，以附表方式寄送，雖用8號字，排列沒有空隙，仍印了15頁。結果：本文只有1頁，附表卻有15頁，可謂奇觀！

　　依照《文書處理手冊》第16點第2項第10款規定：「案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。」所以要列出各分行機關名稱，旨在「避免重複行文」。基於此，文官學院來函通知授課，九十多位受課講座，會相互行文嗎？不如用「如行文表（略）」，或用「各授課講座」（通稱），若因此而節省1張紙，全部節省九十幾張紙，對「節能減紙」政策還是有貢獻；再者，研考會提供「新公文格式百寶盒」給各機關學校，在「正本：」之後寫「全國各機關學校」（通稱），所節省的紙張，就不計其數了。

　　前述「通稱」的作法，雖未在《文書處理手冊》明文規定，但張俊雄先生擔任行政院院長時，曾行文各機關：當可用「通稱」表明時，無須在「正本：」、「副本：」之後，逐一列出受文對象。例如：桃園縣政府行文縣內各國民中學，不必將縣內各國中逐一列名，只要用「本縣各國民中學」即可。

　　通案公文仍採同一文號，但在「受文者：」之後，仍須分別填列一個對象，有不少困擾；然而，類似機械式工作要設法讓電腦處理，亦即電腦印製公文的同時，也在「受文者：」之後，逐一列出不同機關，甚而在其上列出（郵遞區號）及（地址），若再採「口洞式信封」，豈不省時省力！

註一：制式公文紙，有8開及16開兩種，但因沒有國家標準，每機關的開數尺寸，多少有些差別，因而造成整理檔案時，常有「紙張大小不一」的情形。

註二：欄位空間，因機關不同而異，有些較大、有些較小，寬約2公分、長約7公分，其所能擠入的機關名稱，還是有限！

註三：類似這種「重複行文」的現象，過去所在多有。例如：考試院行文給總統府有關「○○○辦法修正案」，承辦人辦理是項公文時，如發現修正案與所屬的中央研究院及國史館有關，因此會轉發該兩機關查照；但考試院公文的「正本：」或「副本：」之後，如列有該兩機關，就可以免去重複行文。