公文製作－管理資料篇

　　現行公文格式有所謂「管理資料」5項，介於「受文者」與「主旨」之間，字體略小，主要是給收發及檔案管理人員查看。茲分述如下：

一、發文日期：依《公文程式條例》第6條：「公文應記明國曆年、月、日。」所以，任何公文都必須以「中華民國」紀元，不得使用「西元」。雖然有人認為此一作法不符世界潮流；但在法律未修正前，仍須使用「中華民國」4字。至於「年、月、日」，則按「數字使用原則」規定，須使用阿拉伯數字半型，例如：今天要用「中華民國99年9月22日」。

二、發文字號：字號，是由字軌（或稱「代字」）及號碼所組成，字軌由2~5個字所組成，主要讓受文者明瞭該機關公文是由何單位承辦，例如：「華總一義」代表總統府第一局第一科承辦。號碼則由10碼阿拉伯數字組成，前3碼為年號，如「099」，其後為流水號。依《文書處理手冊》第41點第4項規定：「文號11碼，前3碼為年度，中間7碼為流水號，最後1碼為支號，其中支號係供作雙稿、多稿公文用。」惟是項規定發布於年初，須在年底重新編訂字號時，才用「11碼」，並自明年起實施。

三、速別：依案件性質，分別填「最速件」、「速件」及「普通件」。普通件，原以空白表示，現規定仍應表明「普通件」3字。

四、密等及解密條件或保密期限：屬於國家機密者，分別填「絕對機密」、「極機密」及「機密」3種；一般業務機密者，填「密」字即可；至於「解密條件或保密期限」，則於其後以夾註號註記，例如：（公布後解密）。如非機密件，則不必填列。

五、附件：可在其後，直接註明附件的名稱、型式及數量。若附件表明在「說明」段某項，則可註明「如說明○」。若沒有附件，則不必填列。

　　民國87年以前，並沒有「管理資料」的名稱，當時採用劃有格子的「制式公文紙」，速別及密等2項置於右上角，其他3項置於右下角。民國87年以後，才將這5項命名為「管理資料」；起初，排列順序為「速別、密等及解密條件、發文日期、發文字號、附件」。嗣後，為了配合使用「口洞式信封」，才將「發文日期、發文字號」列在前。

　　以上所述，雖是文書作業中的小事，但若無人將它的沿革及用意，加以記述，若干年後，就無人知曉了。