公文製作－辦法篇

　　依照行政院《文書處理手冊》第16項第3款的解釋：「辦法：向受文者提出之具體要求，無法在『主旨』內簡述時，用本段列舉。」亦即，「辦法」乃針對「主旨」的扼要方法，提出周詳具體、適切可行的意見。實務上，須要用到「辦法」的公文，多屬較為複雜、難度較高的案件。此種案件的公文，不易在「主旨」內簡要敘述，而須另闢一段，加以補充。

　　即以《文書處理手冊》的範例（註）為例，「各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算」便是「主旨」的扼要方法；「辦法」第一項「各級機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按『機關營繕工程及購置定製變賣財物稽察條例』辦理。」就是針對「應依法公開招標」所提的意見；「辦法」第二項「各單位之工程應將施工圖、設計圖、契約書、結構圖、會議紀錄等工程資料，報請上級單位審核，非經核准，不得變更設計及追加預算。」就是針對「不得變更設計及追加預算」所提的意見。

　　一般人製作公文，容易將意見混在「說明」段內，雖然因而減少一段，但是讓「說明」與「辦法」不分，反造成主題不夠鮮明，失去分段的意義。所以，權衡得失，如有針對案件提出具體詳細意見，並要求對方有所作為時，仍須使用「辦法」一段，不必拘泥於「能用一段完成者，不必勉強分為二、三段」的規定。再者，「辦法」二字有些「強制」的意思，若屬於上行文，不妨將「辦法」之段名，改為「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」……等名稱。若「辦法」內容過於繁雜，或含有表格型態時，可考慮編為附件。

　　關於「辦法」的撰擬與「說明」一樣，現職者可以翻閱檔案，可以參考前人撰擬的文稿，也可以就近請教同僚。考試則不然，應試者在毫無前案可尋，無人指點的情況下，於規定的時間內，要完成公文作答，確是不容易的事。適有網友提問：「有一考題為『試擬財政部致各關稅局函，希加強查緝毒品走私，以維國民健康。』若不曾留意相關業務或規定的話，不知有何書寫方式，可概括涵蓋題解嗎？」本人答復說：「你所提的這個題目，還算一般性的題目，因為『加強查緝毒品走私』，平常可從報章了解一二；若是更冷門、更專業的題目，真不知如何作答？」所以，無論實務或應試，凡對問題越了解，越能寫出好的「辦法」來。

　　近來，考試題目趨向所謂「引導式試題」，不過所引的內容，多屬敘述性的文字，僅能列在「說明」段內，例如：98年高考三級

　　【試擬內政部致各縣政府函，為鑑於臺灣社會日益工業化與商業化結果，導致青年勞動人口紛紛集中都會地區謀生發展，形成鄉村地區老人與幼兒人口偏多問題；爰請各縣政府加強推動鄉村地區老人及兒童照護服務之創新性措施，以建構健全之社會安全體系。】

　　此題「為鑑於………偏多問題；」便是敘述性的文字，可作為「說明」的一部分；至於如何「加強推動鄉村地區老人及兒童照護服務之創新性措施」？便必須由應考者提出具體的意見。

　　已完成「公文製作」三篇文章，希望對網友有所助益。不過，本人仍然主張國家考試不要考「公文寫作」，而是考一些公文常識，迨職前訓練時，再將得來的常識，印證在公文寫作的學習之上。

註：見行政院《文書處理手冊》第77頁：函稿蓋章戳參考範例。