公文製作－主旨篇

　　國民政府時代的公文，如同書信一般，不分段，從頭寫到底，想要掌握其中要旨，並不容易。如今，製作公文採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，從「主旨」中就可看出該文旨意，對提升行政效率，有顯著的助益。

　　一般人製作公文，分段不夠確實，常把「主旨」寫得像「說明」；把「說明」寫得像「辦法」；把「辦法」寫得像「主旨」，儼然失去分段的意義與作用。因此，如何讓三段的主題鮮明，是初習公文者的基本要求。為了讓大家了解三段的寫法，先就「主旨」說明如下：

　　依照行政院《文書處理手冊》第16項第3款的解釋：「主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。」所以，「主旨」必須言簡意賅，用字不宜過多。過去，有人主張「主旨」不超過兩行，有人主張不超過60個字，雖有矯枉過正的缺陷，但因而迫使撰擬者必須用語精簡，仍不失為有效的方法。「主旨」既然是說明「行文目的與期望」，因此其內容，不外乎三項：（１）行文的目的；（２）達到目的的扼要方法；（３）期望用語。

　　茲以《文書處理手冊》所提供的範例（註一）為例，「為杜流弊、節省公帑」就是目的；「各項營繕工程，應依法公開招標，並不得變更設計及追加預算」就是扼要方法；「請轉知所屬機關學校照辦」就是期望用語。不過，並非所有的公文都要完備上開三項內容，如係隨文附送文件，只要用「函送」、「檢送」、「檢附」等字樣，再加上文件的名稱及期望用語即可，例如：「函送公文程式條例第0條、第0條、第0條修正草案及中央法規標準法第0條修正草案，請查照審議。」（註二）再如「公告」的主旨，由於沒有特定的受文者，因此不能加「期望用語」，例如：「公告民國00年出生役男應辦理身家調查。」（註三）所以，無論是呈、咨、函、公告、書函、簽……等三段式的公文，其「主旨」當以簡明扼要為原則。

　　老公務員都知道，撰擬公文應掌握「一文一事」的原則，即以一件公文處理一件事為宜；否則，一件公文處理數件事，除了給分文人員帶來困擾外，並且可能在尚未辦理之前，先來一趟「公文旅行」；即使辦畢歸檔，也給檔案管理人員帶來分類的混淆；因此，「主旨」不宜分項，文字緊接冒號之下書寫。寫公文若能依此原則撰擬「主旨」，不僅讓人一目了然；而且其內容可提供總收發、單位收發、監印及檔案管理……等人員（註四），作為登錄「案由」之用，可謂利人利己。

　　實務上，想把一件公務扼要地寫在「主旨」內，如同聽取一段冗長的演講，而要從中掌握重點，是須要經過若干時日的訓練與實作。應試公文則不然，因為重點就在題目裡，過去的題目比較精簡，只要略作修飾與增減，就可以寫在「主旨」內，難度不高。如今的題目，屬於所謂的「引導性題目」，應試者必須捉取可以寫在「主旨」內的文字，並非全文照抄。即以97年高考公文題目為例，題目如下：

　　【試擬經濟部能源局致全國各機關學校函：鑑於全球暖化對環境永續威脅日益嚴重，特配合「世界環境日」，推動夏月「全民節能減碳從燈做起」運動，倡導全民養成隨手關燈生活習慣，朝向低碳經濟與低碳生活，以紓緩全球氣候變遷危機。】

　　此題須先找到它的目的，即：「紓緩全球氣候變遷危機」；再找到達到該目的的扼要方法，即：「推動夏月全民節能減碳從燈做起運動，倡導全民養成隨手關燈生活習慣」。這些文字就可以作為「主旨」的內容，至於題目內的其他文字，則可考慮作為「說明」的一部分。

　　以上所述，當有助於實務與應試之用。有關「公文製作－說明篇」及「公文製作－辦法篇」待續。

註一：見行政院《文書處理手冊》第77頁：函稿蓋章戳參考範例。

註二：同上第80頁：2段式函作法舉例。

註三：同上第93頁：公告作法舉例。

註四：如係電子公文且採電腦登錄，可設計讓來文的主旨，直接帶進總收發的登錄欄位，並分享其他單位使用。