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| 2013/10/28 20:57:22瀏覽48265｜回應5｜推薦0 | |
公文字號 《公文程式條例》第6條第2項規定：「機關公文，應記明發文字號。」所以，任何機構以公文型式發出的文件，都必須編製字號。 字號，是由字軌及號碼所組成，前者由各機關自行編製，後者依《文書處理手冊》第41點第4項規定：「文號11碼，前3碼為年度，中間7碼為流水號，最後1碼為支號，其中支號係供作雙稿、多稿公文用。」 字軌，又稱「代字」，除便於檔案分類外，並藉此得知承辦單位。例如：公布法律，用「華總一義」；授予榮典，用「華總二榮」，從字軌研判，該兩項業務分由「總統府第一局第一科」、「總統府第二局第一科」承辦。前年，本人在「交通部鐵路改建工程局」授課，詢以字軌？答以「鐵工」2字，若人事室承辦則用「鐵工人」，機電處承辦則用「鐵工機」（鐵公雞），不覺莞爾！ 民國90年以前，常將年度作為字軌的一部分，如90年行政院發布修正《文書處理手冊》時，用「臺90秘字第008871號」。91年以後，才將年度放入號碼內，如去（99）年再次修正該手冊時，用「院臺秘字第0990091522號」。至於號碼，過去由1開始，依序編號，以便統計公文數量；如今，各機關率以電腦登錄，若未依序編號？一樣可以迅速計算公文數量！ 《文書處理手冊》對於字軌的編製，並無規定多少字，僅要求「以適用為度，勿疊床架屋」，但大多在2至5個字之間。至於號碼，採幾位數？以往也沒有規定，但以採10碼為最多，前3碼為年度，後7碼為流水號。去年1月22日行政院修正《文書處理手冊》時，便硬性規定採11碼，多出一碼作為一文多稿之用。例如：一文有4個稿件，最後一碼分別賦予1、2、3、4；但一文一稿時，最後一碼用0代替。 依「發文字號每年更易1次」的規定。從今年起，號碼必須採用11碼；但有網友反映，部分機關仍舊採用10碼，可見還是有人率由舊章，不知有了新的規定。 |
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