一文多稿

　　何謂「一文多稿」？已有數位網友提出相同的疑問。

　　公文，應以「一文一事」、「一文一號」為原則，而有「一文多事」、「一文多號」的特例，係因行政院《文書處理手冊》第19點第3項第2款：「一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬……」之規定。

　　早年撰擬公文，遇受文者有數機關時，內容大同小異或小同大異，在「文書簡化」（註一）的前提下，採用以下兩種作法：

一、同稿併敘：承辦人辦稿時，用併敘方式列出不同之處，並註明某處針對某機關。例如：承辦○○縣政府、○○市政府前來參觀，除安排日期不同外，其餘內容都相同，便可將「0日（○○縣政府）」、「00日（○○市政府）」兩行文字併列。發文時，再予分繕；若採「傳統打字」，用複寫紙繕打，可節省大部分文字。

二、同一稿面分擬：承辦人在同一稿面，分別註明「稿一」、「稿二」……等。舉前例，不僅參觀日期不同，行程安排及參觀項目也不相同，便須註明「稿一（○○縣政府）」、「稿二（○○市政府）」。發文時，無論用毛筆、鋼筆或傳統打字，都必須分繕。

　　以往，有以上情形時，各機關所編列的發文號，至於分歧；有的在文號之後，用「－1」、「－2」……；有的用「－A」、「－B」……，加以區分。本（100）年起，行政院規定採11碼，末碼供雙稿、多稿之用，即最後一碼分別賦予1、2……等表示；但一文一稿則用0代替。（註二）

　　採「同稿併敘」方式，確有省卻重複繕寫的效益，惟用在網路傳輸上，難免會有產生「亂碼」之虞。再以，電腦複製功能極強，「同稿併敘」的效益已不復存在；而雙稿、多稿也非常態，為此讓所有公文都增加一碼，實在不符比例原則！（註三）

註一：「文書簡化」規定在《文書處理手冊》第7章，主要內容為：減少文書數量、善用定型化公文、簡化文書手續、利用副本……等。

註二：參考本部落格【公文製作/ /公文字號】乙文。

註三：參考本部落格【文書作業問題/《文書處理手冊》修正評析】乙文。