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簽應以承辦單位為第一人稱
2013/12/06 11:02:55瀏覽65736|回應7|推薦1

簽應以承辦單位為第一人稱
  簽辦公文,應以承辦單位為第一人稱,原無爭議。近日授課時,發現許多機構,習以承辦人為第一人稱,乃有撰文釐清的必要。
  依照行政院《文書處理手冊》(以下簡稱《手冊》)的說明,簽有兩種:一是機關內部單位簽辦案件的「簽」;一是下級機關首長對直屬上級機關首長的「簽」。前者係處理來文,如案情簡單者,可不分段,並逕在來文空白處(角落處)簽擬,是以又稱為「角簽」。後者乃基於業務上需要,以「主旨、說明、擬辦」三段式簽擬,又稱為「創簽」。
  當某機關來文要求本機關派員參加○○會議時,某科科員正好是參加會議的人、又是該案承辦人,不能簽擬:「擬派職參加○○會議」(以承辦人為第一人稱),而應簽擬:「擬派本科科員○○○參加○○會議」(以承辦單位為第一人稱)。再者,屬三段式的創簽,起頭部分「簽於○○○」,應視最後決定者的層級而定,例如:市政府教育局第一科簽給市長的創簽,要寫「簽於教育局」;簽給局長的創簽,要寫「簽於第一科」。所以,無論「角簽」或「創簽」,都必須以承辦單位為第一人稱。
  《手冊》附錄6有一則「簽」的範例,《手冊》第19點第2項第3款規定:「本手冊所訂『簽』之作法舉例,下級機關首長對直屬上級機關首長行文時應一致採用,至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。」簽多數屬於內部公文,雖規定「得參照自行規定」,但仍須有可資遵循的慣例,亦即簽辦公文,應以承辦單位為第一人稱。
  有一種公文稱為「報告」,用在承辦人為個人事務(如:請特別的事假),簽報長官核定的公文;其規格與作法與「簽」並無二致,惟既是個人事務,即可用承辦人為第一人稱。

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引用
引用網址:https://classic-blog.udn.com/article/trackback.jsp?uid=chhsia1113&aid=9780724

 回應文章

山月
2018/07/05 18:45
謝謝老師!不好意思再跟您確認一下,所以只要派員公文簽辦者是單位主管,無論承辦單位或受會單位,均可寫成由職參加囉?再次感謝您用心的協助。

山月
2018/07/04 12:25
另外,如派員係為承辦單位主管自行簽辦,是否可寫成由職參加,或仍舊不適宜呢?謝謝老師
夏老師(chhsia1113) 於 2018-07-05 10:58 回覆:
    受會單位承辦人,其職稱若為「科員」,須自稱為「本科科員○○○」,亦即:縱使是自己承辦,也要將自己視為第三人稱;另外,受會單位的角色要針對首長,非針對簽辦單位。
    承辦單位主管自行簽辦參加○○活動,可以寫成由職參加;但若由承辦單位其他人(例如:科員)參加,而以主管名義簽辦時,就得用「擬派本科科員○○○參加。」
    順此答復Chang Chien Chun Hsien網友:簽的起頭用「簽 於○○分局」,可以!再者,若分局為下級單位,署名可按行政院規定:「由上而下、由左而右,逐級署名」;若分局為下級機關,僅分局主管署名即可。至於會辦單位寫:局本部人事室、局本部總務股,也可以;簽稿會核單的寫法,也屬適宜。(註:由於使用FB提問,部落格系統不會主動告知,而是正好看到此文,才可知曉,因而延遲近一年。)

山月
2018/07/04 10:17

請教老師,如為簽陳首長公文的受會單位,受會單位承辦欲自稱時又應如何呢?也是寫本科(室)某某人嗎?

另外,此時受會單位的角色是針對簽辦單位或是首長呢?

謝謝老師。


藍天
2016/08/23 09:08

請問老師,如果這個機構,如主計機構就只有1個人,是否寫成擬派會計員參加,一樣不能寫成擬由職參加。

另外請教,公文書中,提及自己及他人,寫法是先寫自己或他人,以表示禮貌。

(babysky123@kimo.com)
夏老師(chhsia1113) 於 2017-06-23 22:40 回覆:

本文所述,並非【不能寫成擬由職參加】,而是這件簽文,最後核定的誰?如果最後核定的是機關首長,雖主計單位只有1個人,但主計單位與機關首長之間,還有一個單位,如【OO處】,此時就得寫【派本處會計員 OO O參加】,若寫【擬由職參加】,核定者會誤以為派【處長參加】。另外,提及自己及他人,不要說是公文書,任何文章也都要先寫他人、再寫自己,以示謙卑。

另回復Chang Chien Chun Hsien網友(註:由於使用FB提問,系統不會告知,須本人正好看到時才得以回復。)
不知你所提的【分局】是否為獨立機關?
一、若是,分局簽給局本部,屬於【外簽】,開始用【簽 於OO分局】,但不能有【會辦單位:局本部人事室、局本部總務股】,而是由局本部的承辦單位代為會辦,至於【敬陳】之後,要寫【副局長】及【局長】,簽署則用【職    OOO  (蓋職章)  謹簽】。104年7月版《文書處理手冊》第84頁可參考。
二、若不是,而是局本部的一個單位,屬於【內簽】,開始亦用【簽 於OO分局】,亦可有【會辦單位:局本部人事室、局本部總務股】,至於【敬陳】之後,亦寫為【副局長】及【局長】,簽署則由承辦人一路簽署到分局長,採【由上而下、由左而右】排列。
三、使用《簽稿會核單》的時機,是會辦單位眾多,且必須是【內簽】才用。


小米
2016/08/22 11:58

老師您好:

想請教老師,本館為OO局的二級機關,如簽局簽都需會辦本館會計室及OO局會計室,在局簽上的會辦單位可以寫成會辦:本館會計室、OO局會計室嗎?   或者應以局的角度寫成 :二級機關會計室、會計室呢?

(lovernkelly520@gmail.com)
夏老師(chhsia1113) 於 2016-08-22 17:56 回覆:
二級機關簽報上級機關,俗稱為【外簽】,標準作法是:內部該會辦的單位(如:貴館會計室)均已會完,再作成【簽】給上級機關,該【簽】並不顯示內部會辦的單位;至於上級機關是否會辦其會計室,不是下級機關該考慮的範圍。所以,所提的會辦方法實非常態,若貴館如此會辦,已形之有年,本人沒有意見;此時,則須視貴館的全銜而定,若貴館全銜為【OO局OO館】,則應以簽辦單位(館)的角度寫成 :本局會計室、本館會計室。以上說明,請參考!

請教專家
2016/01/28 00:41
請問夏老師,一級機關(比如台北市政府都市發展局)函給民眾,如果在函的內容提到台北市政府,那要寫「本府」還是「市府」還是「台北市政府」?
夏老師(chhsia1113) 於 2016-01-28 21:52 回覆:

台北市政府都市發展局,應該稱市政府的二級機關,若要稱台北市政府,雖屬間接稱謂,依規定:得用其全銜或簡銜,但台北市政府都市發展局冠有台北市政府之名,因此仍稱本府為宜。本人針對此一用法,有一篇《三級機關的稱謂http://blog.udn.com/chhsia1113/9313161專文,有詳細說明,請參考!


藍海風
2015/10/27 13:53

請問老師:

若市政府教育局第一科簽給市長的創簽,但為二層決行的,還是寫簽於【教育局】嗎?謝謝!

夏老師(chhsia1113) 於 2015-10-27 20:47 回覆:

所提:市政府教育局第一科簽給市長的創簽,重點在於簽給市長】,仍須書明【簽於教育局】,雖依分層負責授權第二層(局長)決行,但權責仍在市長,所以第二層決行時須加一【代】字