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2013/12/07 22:14:28瀏覽14697|回應0|推薦2 | |
公告的作法 民國17年制定《公文程式條例》至民國61年第二次修正止,都將「公告」定義為「對於公眾宣布事實或有所勸誡時用之。」民國62年政府再次修正該條例時,為配合時代的潮流,刪除「有所勸誡」此種具威權時代的文字,而為「對公眾有所宣布時用之。」民國82年再次修正時,才在「對民眾....」之上,加上「各機關」之主詞。 「公告」既是向民眾宣布週知的公文,自然不宜用其他型式的公文來代替,歷次修正《公文程式條例》大多規定,除公告外,其餘都可用電報或代電行之。現行修正的公文程式條例,則規定:所有的公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。這項彈性規定,使「公告」也可以配合資訊化社會的來臨,採用現代科技方式宣布事情。 公告的製作方法,分述如下: 一、結構:公告的結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」3段。「主旨」一段段名不變,「依據」及「公告事項」兩段段名,均可因事、因案加以活用。公告內容僅就「主旨」補充說明事實經過或理由者,可將「公告事項」改成「說明」為段名。至於公告結構雖然分為3段,但案情簡單,能用「主旨」一段完成者,不必勉強湊成2段、3段。另外,一般工程招標或標購物品等公告,儘量利用表格處理,免用3段式。 二、文字用語: (一)公告一律使用通俗、簡淺易懂之文字製作,絕對避免使用艱深費解之詞彙。 (二)公告文字必須加註標點符號。 (三)公告內容應簡明扼要,非必要者各機關來文日期、文號及會商研議過程等,不必在公告內層層套用敘述。 (四)公告內如另有附件、附表、簡章等文件時,僅註明參閱「某某文件」,公告事項內不必重複敘述。 三、各段規格:公告規格除沒有「受文者」、「正本」、「副本」外,也不必書明「機關地址」及「傳真」;而管理資料也僅有「發文日期」與「發文字號」兩項而已,茲將規格敘述於下,並作說明於後: 四、分段要領: (一)主旨:扼要敘述公告的目的與要求,應力求具體扼要。考試的「主旨」只要按題旨書寫即可。 (二)依據:應將公告事件之原由敘明,如引據有關法規,僅提及該法規的名稱及條文,不必敘述條文內容;如依照機關來函,亦僅提及該機關的名稱及文別,非必要,不敘來文日期及文號。 (三)公告事項:條列公告的內容。按公告內容所涉及的項目,不外乎「人、事、時、地、財、物」六項。製作公告之前能以此作為思考的方向,大致不會掛一漏萬,甚至於寫完公告後,再用這六項逐一檢查,以確保公告內容之完整;否則稍有不慎,極容易有所疏漏。 五、公布方式: (一)張貼佈告欄:公告張貼於機關佈告欄時,必須蓋用機關印信,於「○○○ 公告」之下關出空白位置蓋印,以免字跡模糊不清。 (二)公布在公報上:公報為政府出版品,具有法律上公文書的性質,為簡化公文,無機密性之文件,實可利用公報刊出,以代替行文。由於公報具有公文書性質,該公告仍須署機關首長職稱及姓名。 (三)刊登在報紙上:刊登在報紙上的公告,為目前最常見者。公告登報時,得用較大字體簡明標示公告之目的,不署機關首長職稱及姓名。如需其他機關處理者,得另行檢送。 (四)機關因業務需求,得將公文(公告)登載於電子公布欄,並得輔以電子郵遞告知,不另行文;登載電子公布欄之公文應註明登載期限,超過期限者,應自電子公布欄專區移除。 六、附註:有一種類似公告公布方式的公文叫做「公示送達」,依照《公文程式條例》第13條規定:「機關致送人民之公文,得準用民事訴訟法有關送達之規定。」當政府機關回復民眾申請案件,或主動表達公務,經多次投遞仍無法送達時,因事關民眾權利義務,可刊登在政府公報,或張貼在機關佈告欄上,在所限定的時間內,民眾仍未前往領取函件,該機關可依規定逕予撤銷結案。 七、舉例: 行政院青年輔導委員會 公告 發文日期:中華民國00年00月00日 發文字號:○○○字第0000000000號 公告事項: 五、其他詳見甄選簡章,函索 (請附貼足平信郵票和寫好姓名地址 |
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