通報的作法

　　最近，有幾位網友提問「通報」相關事項；再以，常見業界將該使用通報者，而以「公告」行之，即使本人所在的社區，管委會有宣布周知時，亦採「公告」之名。

　　依《公文程式條例》第2條對「公告」的解釋：「各機關對公眾有所宣布時用之。」法律既有明文定義，「公告」的發文者應為政府機關，受文者應為不特定的公眾，業界實應避用「公告」之名，而可採「通報」、「通知」、「書函」等公文書之名。

　　《文書處理手冊》第15點第1項有關「其他公文」中，並無「通報」一種，僅在第2項規定：「上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則……。」惟機關內部用於通報周知的「通報」，使用時機至為久遠，且十分普及，乃利用答復網友之際，撰文予以介紹。

　　機關內，遇有事關同仁共通事務時，例如：通知大家參加某某活動；請大家配合進行某些工作；要求所有同仁注意某某事項……等，而由主辦單位通知內部各（部分）單位，或某特定群組，就可稱為「通報」。過去，「通報」都以書面方式為之，有時利用「公報」或「公務性刊物」；如今，在網路發達時代，可登載於機關電子公布欄，也可採「電子郵件」（E-Mail）方式通知，以收迅速省紙之效。

　　一般而言，「通報」只用在機關內部各單位之間，其規格及表達方式，《文書處理手冊》並無相關規定，亦無範例，可資依循。據本人所知，每個機關都有些許不同，有採性質相近的「公告」，但有「公告」所無的「受文者」，也不一定要用「依據」及「公告事項」；有採「函」的作法，但無需「函」的嚴謹三段，亦無複雜案情；有採「箋函」的作法，但沒有「箋函」的提稱語、問候語及應酬文字等。

　　《文書處理手冊》第45點第4項規定：「同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書函或便箋行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子方式處理。」由此推論，「書函」及「便箋」應是「通報」最佳比照方式；尤其是「書函」，本就有作為「通報」之用；至於分送方式，可用書面為之，亦可利用電子方式處理。

　　作為內部單位通報周知的公文書，政府機關不應稱為「公告」，而應稱為「通報」或「書函」；業界除宜避用機關專用的「公告」之名外，至於名稱如何？規格如何？如何撰擬？則無須太多規定，只要能夠表達清楚即可！