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標點符號在公文內的運用
2014/02/19 16:30:08瀏覽60616|回應4|推薦5

標點符號在公文內的運用

  國民政府時代,公文沒有標點符號,不但斷句困難,而且可能造成誤解。因此,現行《公文程式條例》第8條特別規定:「公文文字應簡淺明確,並加具標點符號。」

  標點符號的功用,消極方面可以增加文句意義的明確,而使文章流暢明晰;積極方面能夠表達出文句的聲音、神情及語氣(註一)。惟公文不同於文章,只要精準表達處理公務的意思,並不要求文字的神韻與氣味;因此,標點符號在公文的運用,與教育部9712月所編著的《重訂標點符號手冊》(註二),略有不同。

  行政院《文書處理手冊》對於標點符號的使用,除提供〈標點符號用法表〉(註三)外,僅在第16點「公文製作一般原則」裡,規定:「中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。」及「阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。」另外,在第34點「閱稿」及第37點「校對」裡,也僅規定:要核對標點符號,是否正確?

  許多人製作公文,除了段名(主旨、說明、辦法)之後會使用冒號,項次之下會使用頓號外,其餘大概只會使用逗號及句號。固然,公文無須傳達情味及聲調,使用「問號」及「驚嘆號」的機會不多,但也不是全然不能使用;至於分號、引號、破折號、刪節號、夾註號等,均應參考〈標點符號用法表〉的釋例,善加運用。再者,政府為了適應電腦作業屬性,已於941月實施「橫式公文」;加上,公文傳遞已普遍使用網路交換,部分有礙於鍵盤操作或網路傳輸的標點符號,必須略作調整,才能使公文製作更為便利,也才不至於產生傳輸錯誤!

  本人自許為「公文達人」,對於部分容易產生混淆的標點符號,應給予適度說明,以為製作公文的參考。

一、專名號及書名號:電腦對於需要使用專名號及書名號,係採用「底線」方式處理,亦即在名稱之下劃「  」或「﹏﹏」。當公文透過網路傳輸時,在不同的電腦環境下,有變成亂碼之虞;因此,不建議使用這兩種標點符號。惟依教育部《重訂標點符號手冊》的規定:書名號可採用「《 》」,書內的篇名可採用「〈 〉」,製作公文當可比照使用。

二、刪節號:刪節號究竟用幾個點?並無明確規定。個人認為:應以空間是否充足而定,若空間有餘,使用八、九個點,並無妨礙;若空間有限,使用三、四個點,亦可接受。再者,電腦對於符號,常有「全型」與「半型」之分,併同於中文的標點符號,雖然應以全形為之;但是使用全型刪節號,不僅浪費空間,而且並不雅觀。因此,建議使用6個半型點(占兩個全型)為最合適。

三、夾註號(又稱「括號」):公文內,如有譯文且關係重要者,依規定要加註原文,以資對照。惟當使用夾註號時,究用「全型」或「半型」?亦無明確規定。為操作便利,建議仍用全型夾註號。至於譯文內的外國文字,除縮寫(如:WTO、CNN……等)外,均應以半型為之。

四、頓號:當連用的連接詞,中間用頓號隔開;若有兩個連接詞時,可用「及」字相連,例如:張三、李四,可寫成「張三及李四」;若有三個連接詞時,例如:張三、李四、王五,可寫成「張三、李四及王五」或「張三與李四及王五」。若有四個以上的連接詞時,例如:張三、李四、王五、趙六,則可寫成「張三、李四、王五及趙六」。頓號的使用必須特別留心;否則將頓號誤以逗號代替,將會扭曲文中意思。

五、逗號:逗號是最常使用的標點符號,經常看到一段冗長的文字,才用一個逗號,而且「一逗到底」,勢將增加閱讀的困難。所以,除「文句要讀斷的地方」使用逗號外,句子內語氣的停頓處,也應適時使用逗號;尤其是,用於口頭陳述的「報告」、「說帖」等公文,更應注重停頓的地方。

六、引號:凡「特別著重的詞句」,也可以使用引號,除藉以強調語意外,有時也可以避免誤解。(註:以前地方政府預算中有清掃月的經費,如不將「清掃月」用引號標示,而逕寫:清掃月經費,將會產生誤解!)

七、分項標號:依照《文書處理手冊》第16點規定:「分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……,()()()……,1、2、3、……,()()() ……」,其中阿拉伯數字應以「全型」為之,至於「()」或「()」等,原係以半型的夾註號;但為顧及鍵盤操作便利起見,建議仍用全型的夾註號,亦即「(一)」或「(1)」等,另外使用夾註號之後,便無須再使用頓號。

八、教育部《重訂標點符號手冊》另有「間隔號」及「連接號」兩種,製作公文時也可以參考使用。當提到書名與篇章名、原住民名字、外國人姓名時,均可使用「.」,例如:《史記.孔子世家》、尤哈尼.伊斯卡卡夫特、馬克.吐溫。當連接時空的起止或數量的多寡時,可用「~」,例如:曾文正公享年62歲(西元18111872年);那簍黃魚每條重約11.6公斤。

  以上所述,乃針對〈標點符號用法表〉不足的部分,加以補充說明,請大家參考使用。依本人撰寫講稿之經驗,一句話若超過15個字,就可能影響閱讀;此時,運用標點符號將提高可讀性,亦請一併參考。

 

註一:見楊遠編著、倪台瑛修訂的《標點符號研究》第3頁。

註二:http://www.edu.tw/files/site_content/M0001/hau/c2.htm

註三:請見:《文書處理手冊》(993月版)第6465頁。

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引用網址:https://classic-blog.udn.com/article/trackback.jsp?uid=chhsia1113&aid=11232800

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2017/10/26 18:11
夏老師您好,打擾您了,以下問題已經困惱我很久了:

(第1個問題)
例如:張三、李四,可寫成「張三及李四」。
例如:張三、李四、王五,可寫成「張三、李四及王五」或「張三與李四及王五」。
例如:張三、李四、王五、趙六,則可寫成「張三、李四、王五及趙六」。
請問以上有強制規定最後一個頓號必須轉寫成中文字連接詞嗎?
如果某一句話裡面全部都是用頓號所組成,而不參雜任何的中文字連接詞,這樣也算是正確寫法嗎?

(第2個問題)
例如:公務人員任用法第2條「公務人員之任用,應本專才、專業、適才、適所之旨,初任與升調並重,為人與事之適切配合。」
例如:刑法第315-2條第2項「意圖散布、播送、販賣而有前條第二款之行為者,亦同。」
例如:政府採購法第57條第1項第1款「開標、投標、審標程序及內容均應予保密。」
請問這些條文內容,如果最後一個頓號沒直接寫明是「或」還是「及」,那要如何判斷條文想表達是「或」還是「及」?
還是因為它有特殊理由(如:模稜兩可)才不在最後一個頓號使用中文字連接詞?

(第3個問題)
例如:統包實施辦法第4條第1項第4款「屬負責細部設計或供應及安裝之廠商。」
請問是解釋成下列哪個選項?
A.「細部設計或供應」及「安裝」
B.「細部設計」或「供應及安裝」

(第4個問題)
例如:統包實施辦法第8條第1項第1款「得標廠商之設計應送機關或其指定機構審查後,始得據以施工或供應、安裝。」
請問是解釋成下列哪個選項?
A.「施工或供應」或「安裝」
B.「施工或供應」及「安裝」
C.「施工」或「供應或安裝」
D.「施工」或「供應及安裝」


可能要麻煩老師指點我的多年疑惑,謝謝!
敬祝 平安喜樂!(l9821115@gmail.com)
夏老師(chhsia1113) 於 2017-10-27 10:32 回覆:
第一個問題屬於立法慣用語,並沒有強制規定,若某一句話裡面全部都是用頓號所組成,而不參雜任何的中文字連接詞,也算正確寫法。第二個問題就是未加任何中文字的連接詞,沒有問題,並非所提:它有特殊理由(如:模稜兩可)。第三及第四個問題,確實會讓人產生不同的解讀,本人非此專長,恕無非回復;實務上,遇到這種困惑時,有時要看當初立法旨意,才能獲得正確解讀。

小年
2016/06/14 14:47

夏老師 您好:

我的主管們時常在文書中使用斜線「/」符號表示「或」、「及」的意思,雖然在英文中「/」的使用十分普遍,但不知是否也可用在中文的正式文書中呢?謝謝老師!

夏老師(chhsia1113) 於 2016-06-14 18:28 回覆:

公文不宜用「/」表示「或」、「及」,而且《文書處理手冊》也未將「/」,列為公文使用的標點符號。


小李
2014/03/09 21:40

夏老師您好,

日前於台北市農會上過您的課,這次我也要參加農會升等考試,有幾個問題想請問您,1.請問一篇作文總需要字數是多少字比較恰當呢?也是根據起承轉合分成四段來寫作比較好嗎?  2.公文考試部分,我見您教材範例中,如:oo縣農會 發文字號:ooo字第ooooo...總幹事ooo..

請問考試時候,我們也是寫ooo...還是需要自己編造日期或是發文字號及寫上總幹事名字呢?  因為我不太確定書寫ooo....是不是會被扣分還是考試這樣寫ooo也是ok? 還有例如地址,聯絡方式後面也是空白即可嗎?

先謝謝夏老師您了!

                                                                  祝身體健康 平安

                                                                                                            小李

(cyberlink@so-net.net.tw)
夏老師(chhsia1113) 於 2014-03-10 22:11 回覆:

  作文字數多少,並不一定;但以考試時間而言(尚須寫一篇公文),能寫600~700字,已經難能可貴;至於段落,以起承轉合四段書寫,算是適當的結構。有關應試公文,凡人名、地名、數字……等,最好用○○○或000代替,以免被人誤解為「作弊」;所提「地址、聯絡方式」之後,可以使用空白。



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留言加入好友
2014/02/27 13:05

老師您好!

一、有時撰擬公文,分號會被核稿長官改為逗號。分號於公文的運用,雖文書處理手冊有提到用於「並列的短句、聯立的復句」,且老師「公文常見的錯別字-統一用語篇」篇亦有說明「其」為代名詞時,前冠分號;但可否請老師就公文寫作實務,有關分號的使用再予賜教提點。

二、我常見同仁書寫公文使用引號的狀況,分享如下:

例:「OOO。」,OOO

這部分應參照《重訂標點符號手冊》之規範使用,要不然個人覺得看起來挺突兀。

謝謝老師!

瑋宸敬上


夏老師(chhsia1113) 於 2014-02-27 22:23 回覆:

  標點符號旨在提高可讀性,避免因為未用標點而曲解文意,或增加閱讀的難度;所以,善用標點符號,確使文章流暢明確。至於分號用法中的「聯立復句」,較為難懂,例如:「……….;否則……….」、「因為……….;所以……」就是聯立復句(前句與後句有關聯),以使用分號為宜。所提:「有時撰擬公文,分號會被核稿長官改為逗號。」關係不大,因為不用分號,而改用逗號或句號,比較不會影響文意;但「,」及「、」不分,就可能產生不同意義。

  本人在<公文常見的錯別字-統一用語篇>提及:「其為代名詞時,前冠分號」,乃根據立法院所訂《立法慣用語詞及標點符號》而來,可在網路上搜尋,以為印證。另外,你所見同仁書寫公文使用引號的狀況,如:「OOO。」,OOO,確實不妥!「OOO。」之後可直接書寫文字,不必再用逗號。