字體:小 中 大 | |
|
|
2014/02/19 16:30:08瀏覽60616|回應4|推薦5 | |
標點符號在公文內的運用 國民政府時代,公文沒有標點符號,不但斷句困難,而且可能造成誤解。因此,現行《公文程式條例》第8條特別規定:「公文文字應簡淺明確,並加具標點符號。」 標點符號的功用,消極方面可以增加文句意義的明確,而使文章流暢明晰;積極方面能夠表達出文句的聲音、神情及語氣(註一)。惟公文不同於文章,只要精準表達處理公務的意思,並不要求文字的神韻與氣味;因此,標點符號在公文的運用,與教育部97年12月所編著的《重訂標點符號手冊》(註二),略有不同。 行政院《文書處理手冊》對於標點符號的使用,除提供〈標點符號用法表〉(註三)外,僅在第16點「公文製作一般原則」裡,規定:「中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。」及「阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。」另外,在第34點「閱稿」及第37點「校對」裡,也僅規定:要核對標點符號,是否正確? 許多人製作公文,除了段名(主旨、說明、辦法)之後會使用冒號,項次之下會使用頓號外,其餘大概只會使用逗號及句號。固然,公文無須傳達情味及聲調,使用「問號」及「驚嘆號」的機會不多,但也不是全然不能使用;至於分號、引號、破折號、刪節號、夾註號…等,均應參考〈標點符號用法表〉的釋例,善加運用。再者,政府為了適應電腦作業屬性,已於94年1月實施「橫式公文」;加上,公文傳遞已普遍使用網路交換,部分有礙於鍵盤操作或網路傳輸的標點符號,必須略作調整,才能使公文製作更為便利,也才不至於產生傳輸錯誤! 本人自許為「公文達人」,對於部分容易產生混淆的標點符號,應給予適度說明,以為製作公文的參考。 一、專名號及書名號:電腦對於需要使用專名號及書名號,係採用「底線」方式處理,亦即在名稱之下劃「 」或「﹏﹏」。當公文透過網路傳輸時,在不同的電腦環境下,有變成亂碼之虞;因此,不建議使用這兩種標點符號。惟依教育部《重訂標點符號手冊》的規定:書名號可採用「《 》」,書內的篇名可採用「〈 〉」,製作公文當可比照使用。 二、刪節號:刪節號究竟用幾個點?並無明確規定。個人認為:應以空間是否充足而定,若空間有餘,使用八、九個點,並無妨礙;若空間有限,使用三、四個點,亦可接受。再者,電腦對於符號,常有「全型」與「半型」之分,併同於中文的標點符號,雖然應以全形為之;但是使用全型刪節號,不僅浪費空間,而且並不雅觀。因此,建議使用6個半型點(占兩個全型)為最合適。 三、夾註號(又稱「括號」):公文內,如有譯文且關係重要者,依規定要加註原文,以資對照。惟當使用夾註號時,究用「全型」或「半型」?亦無明確規定。為操作便利,建議仍用全型夾註號。至於譯文內的外國文字,除縮寫(如:WTO、CNN……等)外,均應以半型為之。 四、頓號:當連用的連接詞,中間用頓號隔開;若有兩個連接詞時,可用「及」字相連,例如:張三、李四,可寫成「張三及李四」;若有三個連接詞時,例如:張三、李四、王五,可寫成「張三、李四及王五」或「張三與李四及王五」。若有四個以上的連接詞時,例如:張三、李四、王五、趙六,則可寫成「張三、李四、王五及趙六」。頓號的使用必須特別留心;否則將頓號誤以逗號代替,將會扭曲文中意思。 五、逗號:逗號是最常使用的標點符號,經常看到一段冗長的文字,才用一個逗號,而且「一逗到底」,勢將增加閱讀的困難。所以,除「文句要讀斷的地方」使用逗號外,句子內語氣的停頓處,也應適時使用逗號;尤其是,用於口頭陳述的「報告」、「說帖」等公文,更應注重停頓的地方。 六、引號:凡「特別著重的詞句」,也可以使用引號,除藉以強調語意外,有時也可以避免誤解。(註:以前地方政府預算中有清掃月的經費,如不將「清掃月」用引號標示,而逕寫:清掃月經費,將會產生誤解!) 七、分項標號:依照《文書處理手冊》第16點規定:「分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……,(一)、(二)、(三)……,1、2、3、……,(1)、(2)、(3) ……」,其中阿拉伯數字應以「全型」為之,至於「(一)」或「(1)」等,原係以半型的夾註號;但為顧及鍵盤操作便利起見,建議仍用全型的夾註號,亦即「(一)」或「(1)」等,另外使用夾註號之後,便無須再使用頓號。 八、教育部《重訂標點符號手冊》另有「間隔號」及「連接號」兩種,製作公文時也可以參考使用。當提到書名與篇章名、原住民名字、外國人姓名時,均可使用「.」,例如:《史記.孔子世家》、尤哈尼.伊斯卡卡夫特、馬克.吐溫。當連接時空的起止或數量的多寡時,可用「~」,例如:曾文正公享年62歲(西元1811~1872年);那簍黃魚每條重約1~1.6公斤。 以上所述,乃針對〈標點符號用法表〉不足的部分,加以補充說明,請大家參考使用。依本人撰寫講稿之經驗,一句話若超過15個字,就可能影響閱讀;此時,運用標點符號將提高可讀性,亦請一併參考。 註一:見楊遠編著、倪台瑛修訂的《標點符號研究》第3頁。 註二:http://www.edu.tw/files/site_content/M0001/hau/c2.htm 註三:請見:《文書處理手冊》(99年3月版)第64、65頁。 |
|
( 知識學習|檔案分享 ) |