公文的聯絡方式 
      授課時，已有多次聽講者提問：函或書函等公文的右側，除敘明「機關地址」外，還有「承辦人、電話、傳真、e-mail」等項，可否不表明「承辦人」姓名？我說：《文書處理手冊》並未規定一定要敘明承辦人。因此，省略「承辦人」乙行，或在其後用空白表示，沒有違反文書作業的規定。
      《文書處理手冊》31.：「承辦人員於辦稿時，請參考範例（見附錄6），分別填列下列各點：」細察31.各點，均無規範如何填列「承辦人、電話、傳真、e-mail」等4項？至於附錄6的範例（註一），在「聯絡方式」之後，係以引號框起「承辦人、電話、傳真、e-mail」。在文書作業中，凡用引號框起者，即表示選項，有時要用、有時可不用，如同公文紙格式中的（郵遞區號）及（地址）兩項（註二），當使用口洞式信封時才用，使用一般信封時則予省略。職是之故，「承辦人、電話、傳真、e-mail」4項，並非必須齊備，而須視公文性質而定。
      在過去使用「制式公文紙」的年代，若要表示承辦人姓名時，往往在「說明」段的最後一項，載明：本案承辦人姓名及聯絡電話。民國87年，政府推動新公文格式時，才規定要敘明「機關地址」及「傳真」兩項。當時，研考會曾以（87）會訊字第02760號書函，行文全國各機關學校，並附送「新公文格式百寶盒」磁片及錄影帶。本人仔細觀賞該教學影帶，其中講解有關「機關地址」及「傳真」時，特別解釋：無須表明承辦人姓名，以免造成困擾。民國94年，實施橫式公文，始將「傳真」改為「聯絡方式」，並在其後，註明「（承辦人、電話、傳真、e-mail）」等4項。當機關開發「公文管理系統」時，或許設計者未知其演變，以至於將前述4項列為必備。
      將承辦人姓名、電話與傳真號碼及e-mail全部載明，雖方便對方採取各種方式聯繫，但也有可能帶來意想不到的困擾，例如：有聽講者表示，他的電郵經常收到垃圾郵件，或許就與此有關；尤其，當《個人資料保護法》通過後，洩露這些個資，是否有違法之虞，也不無疑問？所以，既然《文書處理手冊》沒有硬性規定要列承辦人姓名，在衡量列與不列的得失輕重時，「不列」是可以慎重考慮的。
      每隔一段時間，行政院就會修正《文書處理手冊》，下次修正時，盼望將「聯絡方式」之後，究竟該列那幾項？或可視需要選列那幾項？清楚規定在第31點之內，俾利承辦人有所依循。

註一：參閱《文書處理手冊》104年7月版第70頁。
註二：參閱《文書處理手冊》104年7月版第54頁。