電郵的作法
      公務上，使用電郵（e-mail）作為單位間溝通或答復民眾的文件，日益普及。民國94年，橫式公文推動之初，即在聯絡方式中列有e-mail乙項，以便聯繫之用。因此，這種不必投郵、無需信封及信紙的電子文件，勢將成為各機關文書數量之大宗。
      《文書處理手冊》15.2.規定：「……公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。」過去，凡是公務上的簡易工作，除使用電話外，若須以書面洽辦者，大都採用簡便行文表、會簽、通報、便箋（便條）、傳真及公務電話紀錄…等；以上這些方式，不僅需用紙張，有時也須付郵或請人傳送，在講究時效及人力成本的年代，顯然不符經濟效益。電腦及網路普及之後，對於這些細瑣之事，電郵幾乎可以取而代之，惟如何編寫公務電郵？《文書處理手冊》沒有相關規範。
      公文分為六大類：令、呈、咨、函、公告及其他公文。《文書處理手冊》列舉書函、簽、箋函、便箋、提案…等16種其他公文，但並無電郵乙種。衡酌電郵簡易、便捷的屬性，似可比照便箋（便條）的寫法。所謂「便箋」即簡便的箋函，按箋函結構，分為：前文、正文及後文三部分（註一）；便箋，既為簡便箋函，除正文外，無須使用箋函的提稱語、應酬語、啟事敬辭及問候語…等，僅用稱謂、署名敬禮及月日等項即可（註二）。大抵上，系統業者所提供的電郵規格大同小異，計有：收件者、副本、主旨及本文…等項，茲將撰擬要點分述如下：
一、確定收件者：收件者有一個，有兩個以上；與公文相同，主要收件者列為正本，相關收件者列為副本。
二、主旨：扼要表達電郵主題，以簡短文字，明確告知對方旨意；如有辦理時限，應於「主旨」內表達，例如：0月0日上午0時開會，勿用「明天開會」。
三、本文：電郵具有信箋性質，但不必拘泥於信箋之規格與用語，惟應具有：對收信人之稱呼、提稱語（可省略）、正文、問候語（可省略）、簽署等，性質與「便箋」相近。有關正文部分，應包含：人、事、時、地、財、物等各項細節，其表達貴在精、不在多；必要時，可採用「點列式」以取代「敘述式」。再者，若為回復民眾之電郵，儘量口語化，並展現誠心誠意，切莫予人有應付之感。
四、文字難以表達時，可運用圖表，並加予說明（有些電郵軟體都夾有圖表功能）。再者，需要大量參考資料時，亦可採用附件夾檔方式處理。
五、應注意事項：
  (一)主旨須與本文一致，應避免甲案主旨，套到乙案繼續使用。
  (二)請勿自行判斷重要性，而以「重要提醒」、「代誌大條」等誇張用語，造成收件者之困擾。
  (三)文字敘述不必過份客套，但措辭仍須顧及該有之禮節。
  (四)避免在機關內部網路以電郵談論私事，尤不能對他人作情緒性之攻訐。
  (五)簽署之後，可增加聯絡電話，以便迅速聯繫。
  (六)寄發電子郵件前，務必確認收件人電子信箱是否正確？避免誤傳。
  (七)轉發電郵，宜刪除原寄件者、副本收件者等相關資料，以免無意洩露他人「個資」；必要性，亦須修正原件之主旨。
  (八)屬機關內部通報性質之公文，得以登載機關內部電子公布欄或電子傳遞方式告知；其採電子傳遞方式者，須確認相關收受人員能獲知該項訊息。
      外界邀約本人講課，大都以電郵聯繫，課程確定後，本人即以電郵夾檔方式提供講義，並請邀約單位協助課前準備工作，電郵通例如下，請參考。

○小姐：檢送00月00日上課講義（如夾檔），收到請回電郵確認。上課時，請準備【講義（每人一份）、白板、兩色以上白板筆、擴音設備】即可，無須其他電子器材。當天，本人開車前往（車號：000-0000），請預留停車位，謝謝！○○○

註一：參閱【箋函的作法】乙文。
註二：參閱【便箋及便簽】乙文。