公文製作－總結篇

　　為讓網友認識公文製作，自張貼「公文製作－主旨篇」之後，又分別張貼「說明篇」、「辦法篇」、「附件篇」、「簽署篇」及「管理資料篇」等，只要串連這些篇章，對從事實務與應試的網友，會有一定的助益。

　　除以上各篇外，整件公文（函）尚有部分細節處，茲分述於下，以為總結。

一、檔號及保存年限：公文的右上角有「檔號」及「保存年限」兩項。經向檔案局同仁查問，「檔號」之後要由承辦人填「分類號」；歸檔後，再由管檔人員填「案次號」，即為「檔號」（註一）。「保存年限」則依「各機關檔案保存年限表」，分別填1年、3年、5年、10年、15年、20年、25年、30年及永久等期限。

二、地址及聯絡方式：發文者之下偏右有「地址」及「聯絡方式」兩項，前者填發文者的地址；後者填：承辦人、電話、傳真、e-mail等項，但究竟要填幾項？《文書處理手冊》並無規定，依照87年7月13日研考會提供「新公文格式百寶盒」（註二）的解說，乃視情況，填列所需項目，有些避免填「承辦人」；有些不必填「傳真」、「e-mail」等；至於如何排列？也沒有規定。為節省文面空間，本人在職時，即規劃承辦人及電話兩項而已，且排為一列。

三、郵遞區號及地址：發文全銜之下偏左有（郵遞區號）及（地址）兩項，當採「口洞式信封」且郵寄時，才須填列受文者的郵遞區號及地址。採密閉式信封或電子交換，則須刪除。

四、受文者：「受文者」係由「正本」及「副本」中，逐一填入。

五、正本及副本：依《文書處理手冊》第31點第5項規定：「分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示。」如沒有副本收受者，「副本：」之後予以空白。

　　長久以來，公文製作要符合《文書處理手冊》的規範，當大家按該規範製作，沒有疑義，也容易理解，自然能夠提高行政效率，只是需要一段時間的學習；再者，該規範也常隨法令修訂、書寫工具及公文交換的變革，而有所更迭。所以，任何製作公文的人，必須經常吸收新知，不能故步自封。

註一：以往，「檔號」係由檔案管理人員編列，承辦人僅負責「保存年限」而已。檔案局成立後，則規定承辦人先填「分類號」，再由管檔人員填「案次號」。此兩種作法，各有優缺點，即以承辦人而言，處理「非經常性」的公文，常為如何填「分類號」而困擾；再者，承辦人誤填「分類號」，管檔人員是否將錯就錯，都是衍生出來的問題。

註二：民國87年，公文用紙由「制式公文紙」改為Ａ４紙張，且不再有表格，由於變動極大，研考會提供「新公文格式百寶盒」（磁片及錄影帶），作為各機關教育訓練之用。本人詳細觀看其中內容，對於「地址及傳真」的解說，該錄影帶特別提到何以不用「承辦人」的原因，再以若須表明承辦人，則按慣例寫在「說明」段內。