公文格式沒有那麼重要

　　部落格設在無名小站時，每天約一千人次瀏覽，其中以查看有關「公文製作」的相關文章為最多；另外，每天透過留言、回應及電郵等途徑，提問者亦有數人次，而又以尋問應試的「公文格式」居多。

　　應試的公文格式，有所謂「13項」之說，包含：

一、發文機關全銜及文別2項：發文者一定要用機關的全銜，不可用「簡稱」，例如：「行政院環境保護署」不用「環保署」。至於「文別」，即公文的類別，包含「函」、「公告」、「書函」……等，應適予選用。

二、機關地址及聯絡方式1項：在「發文機關」的右下方，書寫「機關地址：」及「聯絡方式：」。應試時，只要標題即可，最好不要有文字，以免產生誤解。

三、受文者1項：受文者必須從後面的「正本」中，擇一填入，例如：「正本：行政院所屬各機關」，則受文者可寫「內政部」、「外交部」……等；如不知書寫那一機關？寧可寫「○○○」或予以空白。

四、管理資料5項：包含：１、發文日期，要寫「中華民國00年00月00日」；２、發文字號，要寫「○○○字第0000000000號」；３、速別；４、密等及解密條件或保密期限，此兩項標題之後，以空白為宜；５、附件，則要看文內有無附件，如有附件，可寫「如說明○」或逕書附件的名稱及份數；如無附件，則以空白為宜。

五、本文1項：主要看「說明」及「辦法」的規格，若採分項，則應另行低格書寫；若無分項，則緊接「段名」（標題）書寫。

六、正本及副本2項：正本可按題意書寫，例如：題出「致全國各級學校函」（98年高考二級），正本則為「全國各級學校」；題出「致民用航空局、觀光局、臺灣鐵路管理局函」（98年警察特考三等），正本則為「交通部民用航空局、交通部觀光局、交通部臺灣鐵路管理局」。至於「副本」，可在標題之後，予以空白。

七、簽署1項：自左至右，先署發文機關首長的「職銜」，例如：發文機關為內政部時，署「部長」；發文機關為中央銀行時，署「總裁」；發文機關為行政院農業委員會時，署「主任委員」。「職銜」之後，可用「○○○」代替。
　　以上13項，只要不倒置、沒有遺漏，就屬正確；另外，右上角的「檔號、保存年限」，及受文者之上的「（郵遞區號）、（地址）」，不在13項之列，寫或不寫，無關緊要。至於那些要用大字，那些要用小字？大到多大、小到多小？也都無關緊要。

　　應試時，公文格式寫得再好、再標準、再美觀，也不過得到三分之一的分數而已；另外三分之二的分數，則端看內容寫得好壞，也就是「主旨」有沒有掌握全文的精要，又能扼要提出行文的目的與期望；「說明」有無就案情的事實、來源、理由、問題及經過等，作進一步的敘述；「辦法」有無針對題旨，提出具體的意見。

　　考試的目的，旨在測試應試者的相關知識。許多網友所關心的「公文格式」，實務上多係由系統自動產生，本就無須太多關注；反倒是如何把「主旨」、「說明」及「辦法」三段，寫到「用語簡練、詞句曉暢、分段確實、主題鮮明」的水準，才是正辦！所以，我說：「公文格式沒有那麼重要！」