公文製作－附件篇

　　實務上，公文夾有附件，極為普遍。行政院《文書處理手冊》對於公文在何種情況？須夾帶附件，僅有兩處規定：其一為「其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。」；其二為「承轉公文，………來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。」不過，該如何處理附件？則規定頗多。（註一）

　　過去，公文夾有附件，在管理資料第5項「附件：」之後，書寫「如文」2字，意在提醒收文人員，本文夾有附件，至於附件在那裡？請其自尋！如今，許多機關不寫「如文」2字，而寫「如主旨」或「如說明○」，以指引收文人員找到附件的名稱及份數。若所附件數不多，不如逕在「附件：」之後，記明附件的名稱及份數，更方便收文人員查收；但所附件數極多，宜寫在「說明」最後一項，而在「附件：」之後，記明「如說明○」。

　　僅將附件函送對方，用「主旨」一段即可；如須陳述事實，則加「說明」一段；如須根據附件進行若干工作，亦可再加「辦法」一段。因此，附有文件的公文，其內容繁簡，仍按實際需要而定。依本人經驗，附有文件的公文，以使用「主旨」及「說明」兩段為最多。原則上，附件不與本文分離，但附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明○○字號之附件。實務中，常有公文先到而附件未到之情事，如為急要文件，可先送承辦單位簽辦，其附件逾正常時間未寄到時，再予洽詢。

　　附有文件的公文，其受文者有正本及副本，正本有附件、副本沒有附件；但有時正本沒有附件、副本反有附件，或正、副本都有附件時；依規定，應在「正本：」、「副本：」項內之機關或單位名稱右側註明「（不含附件）」、「（含附件）」或「含○○附件」……等字樣。據發文人員反映，當機關名稱右側註明「（含附件）」等字樣時，因電腦無法分辨機關名稱，以致未能進行電子公文交換。（註二）解決之道，依99.1.22修正之《文書處理手冊》第19點第3項第2款第3目之規定：「……；正、副本檢附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及份數。」此處所謂「文內」，自應包含寫在「說明」段內，以利電子公文交換。

　　應試公文，也常有相關題型，例如：98年外交特考，題出：【試擬行政院人事行政局致各有關機關函：檢送「行政院及所屬機關推動人文關懷要點」一份，請切實研擬具體實施辦法，逐年將執行成果報本局彙整處理。請 查照並轉知所屬機關。】此種題目，無須敘述「要點內容」（除非題目另有規定），亦可省略「辦法」一段；惟在「說明」段內，應陳述其根據、原由及處理經過等事實，再於「說明」最後一項，記明附件的名稱及份數，而在管理資料第5項「附件：」之後，記明「如說明○」。

註一：見《文書處理手冊》第31點第11項。

註二：當機關名稱右側註明「（含附件）」等字樣時，例如：內政部（含附件），電腦可以分辨「內政部」的機關名稱，但無法分辨「內政部（含附件）」是何機關，以致無法進行電子公文交換。解決此一問題，可修正「電子公文交換系統」，亦可改變公文的寫法，本人傾向後者。