電腦屬性與文書作業

　　民國93年，行政院函請立法院修正《公文程式條例》，將公文由傳統的直式書寫，修正為橫式書寫，理由有二：一是為能與國際接軌、一是符合電腦作業平台屬性，前項理由有些冠冕堂皇，真正的理由確與電腦有關。

　　人類的書寫工具，幾經變革，從結繩、龜甲、皮革、布絹、竹簡到紙筆，工具不同，書寫方式也會隨之改變，即以竹簡為例，用刀刻在竹片上，直刻比橫刻順手，而且逐片貫串後，直式比橫式容易開展，以致漢字一直維持數千年的直書。20世紀末，電腦作為書寫工具後，雖可透過軟體，模擬直書態樣，但仍有諸多扞格之處，尤其不能充分發揮電腦的長處。

　　公文由直式改為橫式，研考會早已列為目標，只是擔心「衛道人士」反彈，一直裹足不前。民國89年，政黨輪替後，行政院延攬台大法律系教授葉俊榮為研考會主委，在一個偶然的場合，我向他提及橫式公文的目標。或許，民進黨政府比較沒有傳統的包袱，《公文程式條例修正案》很快就在院會通過，未料立法院也沒有所謂「衛道人士」杯葛，順利三讀通過，行政院並規定自民國94年1月1日起，正式實施橫式公文。

　　直式改為橫式，牽涉甚廣，包含公文夾、公文封、便條、章戳、名銜、書狀……等，都要一併更改；即使裝釘、頁碼、浮貼、折頁及標記等，也都要隨之改變。此外，為確保網路傳輸的正確，非內建的文字、標點、項次……等，均應避免；非標準的排版，如上標、註記、側寫、合併文字……等，亦應避免；否則，對方所收到的公文，均有產生亂碼之虞。再者，除公文外，獎狀、證明書、褒揚令……等，均應使用直向橫書，避免橫向橫書，以維持書面的美觀。

　　公文中若夾雜外文字或阿拉伯數字，橫式要比直式來得便利，也容易閱讀。所以外文字除縮寫（如ＣＮＮ、ＷＨＯ等）可用全型外，其餘均應使用半型。至於數字的使用，行政院特別訂定「公文書橫式書寫數字使用原則」（註一），以為依循。大抵上，該原則規定：凡具有一般數字意義及統計意義者，使用阿拉伯數字半型（註二）；凡屬於描述用語、專有名詞及慣用語者，使用中文數字。過去，重要數字規定使用「大寫」，如今用電腦打繕，已無「手寫」容易竄改的可能，所以不再使用難以閱讀的大寫。

　　據報載，馬總統有時會用毛筆「批公文」，他向記者表示「毛筆字可以永久保存」。毛筆字所以能夠永久保存，主要是墨汁深入紙的纖維，即使紙張枯黃，毛筆字依然清晰。當今，電腦已普遍成為書寫工具，我們不可能再回到從前，只是透過雷射印表機所印的字體（註三），能保留多久？這是現代人需要嚴肅思考的問題，如果50年後，這些字模糊不清或字體掉落，勢將成為文明浩劫！

　　文書作業是一項多樣而細膩的工作，各機關應培養熟諳「電腦屬性及文書作業」的人，擔任規範及統一解釋的角色，當同仁製作文書而有疑慮時，得有一個解惑的對象；若因個人的喜好，以「想當然耳」的思維，任意作為，勢必又與過去一樣，每一個機關公文都有每一個機關的特色；如此，一套標準的「公文製作軟體」的誕生，也將越來越遙遠。

註一：行政院所訂的「數字使用原則」，乃參考香港政府的作法。1997年，香港回歸大陸時，為適應直式改為橫書，特別成立「法定語文事務署」作為「界面管理」的臨時機構；其中，對於數字的使用，便有「阿拉伯數字」與「中文數字」之分，與我們不同者，香港政府規定「十」以下的個位數，不必使用阿拉伯數字，或許著眼於鍵盤的操作？

註二：阿拉伯數字一定要用半型，若誤用全型而數字又寫到一行的末端，有可能會被電腦從中裁斷。

註三：雷射印表機印字的過程有四：（一）要印的字先描邊；（二）邊內帶負電，邊外帶正電；（三）邊內負電與帶正電的炭粉、鐵粉結合；（四）透過高溫滾筒，把字黏在紙上。所以，雷射印表機所印的字，是「黏上去」，而不是墨汁深入紙的纖維；多年後若黏度不夠，所印的字體或許會掉落。（註：滾筒溫度不足時，印出來的字，只要手劃過，炭粉及鐵粉便紛紛掉落。）