主管猶如國文老師new

　　國文老師最傷神的，莫過於批改作文，有時為一個詞、一個字，經常絞盡腦汁；主管亦復如此，對部屬製作的公文，不僅要注意內容，有關文字用語、結構格式及處理程序等，也都不能疏忽；否則，敷衍了事的結果，重者影響公務，輕者被譏為「螺絲鬆了」！

　　作文有「起、承、轉、合」，公文有「主旨、說明、辦法」，兩者有雷同之處。即以作文起頭為例，一定要扣緊題目，把問題點出來。公文的「主旨」則力求簡明扼要，只須敘述行文目的與期望，不必多寫。幾年前，某機關鑑於公務員於上班時間從事網路遊戲，影響民眾觀感，乃函請各機關加強宣導及嚴加考核，主旨寫成：「公務員於辦公時間應盡職負責，忠心努力，不得利用上班時間從事與公務無關之行為，惠請加強宣導並嚴加考核，請查照　轉知。」乍看之下，還以為有人利用辦公時間理髮或買菜。

　　前述主旨，若寫成：「為維持良好辦公紀律，應加強宣導公務員於上班時間，不得從事網路遊戲並嚴加考核，請　查照轉知。」不僅簡明扼要，而且契合原意。其中，行文目的：「為維持良好辦公紀律」，係引自「說明」段內的敘述；再者，「惠請」2字有誤（註一），不用；另外，空一格表示敬意，但不能空在「照」與「轉」之間，而要空在「請」與「查」之間。至於原文「盡職負責，忠心努力」則不著邊際，予以刪除。

　　此外，主管核稿時，公文程式、數字、名稱及標點符號是否正確？文字是否通順？措詞是否恰當？有無錯別字？都必須逐一檢視；尤其，使用電腦之後，常因輸入法的不同，而有異想不到的錯別字，例如：使用注音輸入法，「獎項」寫成「講項」；「行程」寫成「行成」。又如：使用倉頡輸入法，「貢獻」寫成「頁獻」；「趨勢」寫成「趨劫」。再者，採用「複製/貼上」，會把彼處用到此處，而造成烏龍現象（註二）。

　　草擬公文，稱為「稿本」，有時「稿本」會經過主管的增修填補，才能定案。以前，為了學好公文，我們都會仔細研究主管批改公文的竅門，體會用字遣詞的意涵。如今，實施「線上簽核」之後，雖系統提供「修改追蹤」功能，但不像逕在稿本修改的清晰醒目，明顯降低學習的效果（註三）。

　　當抱怨年輕人寫不好公文時，是否也要請主管人員像國文老師一樣，不但用心批改部屬公文，而且要督促部屬從層層批改中，體會公文製作的要領。

註一：參閱【公文用字/惠字釋析】乙文。

註二：參閱【文書作業問題/罐頭文字】乙文。

註三：參閱【文書作業問題/公文稿本的價值】乙文。