箋函可否蓋用條戳new

　　在無名小站時，有網友問：「箋函可否蓋用單位條戳？」當時，本人回復：「猶如男人穿裙子？有何不可，只是不倫不類而已！」

　　依照《文書處理手冊》第84點第1項規定：「條戳：…刻機關（單位）全銜。於書函、開會通知單、移文單、建議單、通知單、催辦單等用之。」按條戳所蓋用的文件，都是屬於非正式性的公文；正式性公文如「函」，就必須蓋用首長簽字章或職章。

　　機關公文中，重要而嚴正者，用「簽」來簽辦；用「函」來行文；須以個人名義時，則以「箋函」為之；這三種公文都有一定的結構及用語，用印也特別慎重（註一）。惟普通且例行性的公文，則採較不正式的便簽、書函及便箋（註二）等，此種簡易公文，無須嚴謹結構，蓋用印信也不必過於講究。

　　正式公文大都採三段式結構，「箋函」也採前文、正文及後文三段結構（註三）；前文尚有：稱謂、提稱語及開頭應酬語等項；後文有結尾應酬語、問候語及署名敬禮等項。箋函所以要有應酬語及問候語，緣於「箋函」猶如雙方晤談（註四），晤談程序，包括：招呼寒暄、陳述來意及道別祝福等，都須具備。

　　為免予人有「公事公辦」之印象，部分機關（單位）回復民眾陳情時，不採過去常用的「書函」，而用帶有情感的「箋函」。只是，「箋函」要有首長（主管）署名；當民眾再以電話聯繫時，逕以首長（主管）為對象，造成困擾；於是有人取用「箋函」的感性用語，卻蓋單位條戳。雖《文書處理手冊》對「箋函或便箋」的定義為：「以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用」，但並不表示「箋函」可以蓋用單位條戳；否則，隨意搭用，徒增貽笑大方！

　　為能與民眾「搏感情」，又符應用文常規。本人以為：不如恢復《文書處理手冊》初定時對「書函」的規定：「書函的結構可視需要採條列式或三段式」（註五）。爾後，使用「書函」回復民眾，並採條列式（或敘述式），而將感性用語以條例式敘述，最後蓋用單位條戳，則不僅名正言順，且較無「公事公辦」的感覺。

註一：參見【文書作業問題/公文製作－簽署篇】乙文。

註二：參見【文書作業問題/便箋及便簽】乙文。

註三：參見【公文製作/箋函的作法】乙文。

註四：參考張仁青博士著《應用文》第三章實用書牘。

註五：研考會於民國87年7月13日以（87）會訊字第02760號書函給各機關，即是捨棄「主旨、說明、辦法」三段式，而採用條列式，就比較沒有「公事公辦」的感覺。