天下奇文

              最近，聯合報有一篇稱為「天下奇文」的報導，原是行政院7月27日函給財政部的公文，「主旨」共有17行，超過400字，而說明僅有3行；此文一出，公務員大都啼笑皆非，不解「這函文到底怎麼發出來的」？（註一）

              該報導述及：「看過此函文的人多不解，行政院到底怎麼陳核通過？」依據發文流程，公文經承辦人擬稿後，會給長官核稿，最後決行發文、不發文，還是緩發。」早年，類似這種「主旨」超過400字的公文，長官不是批示「發或不發」，嚴厲的長官不但會斥責承辦人，還可能把公文丟在地上。既言「主旨」，意即公文的主要旨意，顧名思義便不該把主旨寫得「落落長」！

      依照行政院《文書處理手冊》16.3.1.：「主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。」所以，「主旨」必須言簡意賅，用字不宜過多。過去，有人主張「主旨」不超過兩行，也有人主張不超過60個字，雖不一定完全正確，但因而迫使撰擬者必須用語精簡，仍不失為有效的方法。「主旨」既然是說明「行文目的與期望」，因此其內容，不外乎三項：（１）行文的目的；（２）達到目的的扼要方法；（３）期望用語。（註二）

              遇有複雜業務或規範須行文對方，而無法在「主旨」內扼要敘述時；實務上，常見於「主旨」使用部分文字，再用「詳如說明」、「復如說明」的作法，至於所要行文的旨意則寫在「說明」內，此一作法雖有違「分段確實、主題鮮明」的作業要求，洵屬事非得已（註三）。詳閱前述「天下奇文」，所要表達的內容共有《住宅法》4項規定，即可在「主旨」內寫成：「依《住宅法》有關租稅優惠詳如說明，其實施年限自111年1月13日起至116年1月12日止，請查照。」另將各項規定寫在「說明」內；必要時，可分款敘述，以利閱讀。

          「詳如說明」或「復如說明」的變通作法，非所有公文都能適用。多年前，有人對年金改革提出異議，主管機關用「主旨：臺端所提有關年金改革相關意見，復如說明，請查照。」按該件公文並不複雜，應該用「主旨：臺端所提年金改革相關問題，並未違反信賴保護原則及比例原則，請查照。」另在「說明」段內，再將何以沒有違反信賴保護原則的理由，作較詳細之敘述；如此，才能符合文書處理的作業要求（註四）。

              其實，要把一件事情扼要寫在「主旨」內，確實不易！如同聽人講話，要從冗長話語中，掌握重點，也不簡單！只是，扼要具體的「主旨」帶來諸多便利，不僅讓人從「主旨」就能了解案情，而且提供總收發、單位收發、監印及檔案管理等，作為登錄「案由」之用。所以，好的「主旨」，足以提高行政效率；不好的「主旨」，難以閱讀也不便登載。

註一：參見https://udn.com/news/story/6656/5681809?fbclid=IwAR3d2dhQYGArk56AqMZA8f6MAbi2yf35sv_LEcrg-o9aFP8TKy0MLsgPY3M

註二：參閱【公文製作－主旨篇】乙文。

註三：參閱【復如說明】乙文。

註四：參閱【再談「復如說明」】乙文。

原是行政院7月27日函給財政部的公文，「主旨」共有17行，超過400字，被媒體戲稱為「天下奇文」。

本人在國家文官學院講授「公文製作與習作」10年，這是授課使用的教材，該教材集合眾多「公文達人」智慧而成，內容十分豐富，是深入了解公文製作不可或缺的參考書籍。

前述《公文製作與習作》修訂五版第414頁，提及：「主旨」不宜太長，以不超過60個字為度，如確實無法在主旨段完整摘敘者，才使用「復如說明」的方式。

「復如說明」乃變通的作法，非所有公文都能適用。多年前，有人對年金改革提出異議，主管機關用「復如說明」方式，即是不宜。