套印須報備

           授課時，有學員提問：套用印信是否須要向原製發機關報備？如果要，理由何在？類似這種問題，恐怕有很多人不了解，因此有撰文說明必要。

          所謂「套用印信」，就是將印信製版，在印刷定型化文件時，先將印信逕行印在文件上，以備隨時拿來運用。此種套印文件，最常用在畢業證書、感謝狀、合格證書及各種扣繳憑單…等。即以畢業證書為例，先請印刷廠製作帶有套印的定型化文件；使用時，只要將畢業生姓名填入即可，無須再請監印人員逐一蓋用印信，以收簡化文書作業之效。

          依《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》第8條第1項規定：「各機關、學校及事業機構基於業務需要，須將印信拓模或縮小製模套印於文件者，應經該機關首長核准，並依第五條之規定拓模二份向印信原製發機關報備。」按此規定，套印有依原印信尺寸製模，亦有縮小製模；所以，凡經製模的印（關防、圖記）或職章，都要依規定，拓模後向原製發機關報備。未來有人持套印文件，要求製發機關驗印時，可比對所報備之拓模，證明其真偽；倘若套印之後，未向原製發機關報備，驗印時，將無從證明其文件為「真」，進而衍生不必要的困擾。

          約莫三十年前，有許多公務員鑑於退休金微薄，不足以頤養天年；於是，在即將屆齡退休之前，設法找到許多證件，發現某文件因當年書寫年紀較小，經原製發機關驗印為「真」，該員即可持文件申請改齡，而延後退休時間。在當時，這種現象極為普遍，後因弊端不少，加上政府提高退休金給與，延退風氣才稍加戢止。由此觀之，何時、何人會持套印文件，要求製發機關驗印，不得而知；或許永遠不會發生，或許若干年後就會發生。總之，做好報備工作，不要給未來的人，因無從證明文件為「真」而抱憾。

          依照《印信條例》第6條規定：「中央及地方機關之印信，其首長為薦任以上者，由總統府製發；為委任者，由其所屬主管部、會或省（市）、縣（市）政府依定式製發。」目前，政府機關首長極少為委任者，因此機關印信絕大部分都由總統府製發。查《總統府處務規程》第10條規定第二局職掌有：「關於印信之鑄發、銷燬等案件之簽辦，及印信啟用、套用等報備案件等處理事項。」可見「印信套用之報備」為總統府法定業務之一，各機關、學校如有套印文件時，應依法向製發機關報備，不能疏忽！

          值得一提的是，過去《文書處理手冊》有「公務登記」乙章，記錄業務變革以供後人查考。民國93年修正時，予以刪除，殊屬可惜；倘若能將這項鮮為人知的「套印文件」，作成「記事本末」，將經驗及注意事項予以傳承，有助於公務之遂行。本人不揣翦陋，特別將個人所知，撰述此文，以饗網友。

後記：這篇文章係5年前貼在【夏老師的部落格】，近日在授課時又有人提問，也有網友在「留言版」發表留言，因而重貼在本部落格內，以供大家參考！

這是台北市教師研習中心的套印，屬薦級關防，原為7.9*5.4公分，套製時稍微縮小為7.4*5.1公分。依規定，使用套印文件前，應向原製發機關報備；套印完畢後，其底片、印版應予銷燬或指定人員保管。

這是法務部的印信，由監印人員持印信蓋在聘書上。

這是地方行政研習中心的套印，屬簡級（乙）印，7公分正方，套印時按原尺寸套製。

這是資策會套製圖記，屬甲式圖記，原為8.2*5.6公分，縮小套製為5.1*3.5公分，用10元硬幣作比對其大小。