公文處理是一項細緻工作

任職之初，有幸遇到一位善治公牘的長官，在他嚴格、細心的教導下，打下公文處理的良好基礎。如今，意外使用「公文實務」為題，南北各地講課，除貢獻所學外，也豐富了退休生活。

其實，公文處理並非本人專業，而是在服務公職期間，有相當時日從事相關業務，包括：收文、發文、印信、資訊、管考與檔案管理等；同時，又擔任主管多年及負責本機關「文書作業」整體規劃，加上經常應機關團體邀請演講（註一），在長期關注、多元吸收之下，終於體認到：處理公文是一項極為細緻的工作。

公文是推動公務的載具，公文撰擬簡單清楚，處理程序迅速確實，足以提高行政效率，就像交通建設對經濟發展一樣，重要性不言可喻。早年，公務員國文素養不差，業務性質較為單純，公文處理大致不生困擾；如今，在忽視國文教學的情況下，年輕一代的文字能力相對較弱，再以政府工作日益龐雜，「公文」成為各機關團體的棘手問題。於是，邀請專家進行演講，但因時間有限，學習效果不見理想。

許多人以為：把事情辦好就行，何必太在意公文。此種想法，對剛成立的小單位而言，確實不假；但組織越來越龐大、年代越來越久遠，就會發現不重視文書作業的嚴重後果；除無法累積經驗外，遇法律案件而需要證據時，有時翻箱倒櫃都難以獲致。因此，建立一套處理公文的制度，不僅是政府機關必要的工作，具有一定規模的公司行號，也不能等閒視之。

行政院《文書處理手冊》對於公文的處理，訂有五個階段，每個階段各有若干步驟，每個步驟該如何處理，都有明文規定，只要按照規定確實執行，便不致發生離譜情形。只是，任何規定若沒有實務經驗作支撐，很難望文生義；加上，整套文書處理流程至為精細，而且環環相扣，任意為之或便宜行事，都會造成程序的紊亂。

授課時，有人提問：業界可否另立一套文書系統？我說：當然可以！只是政府機關的文書作業，經過千錘百煉，該遇到的問題都曾遇過，同時也都有解決問題的經驗；倘若另立一套文書作業，不僅必須從頭學起，而且遇有問題，也無相關經驗可資借鏡，不如仿傚政府文書作業，可收事半功倍之效。

公文處理既是細緻工作，組織內無須人人精通，但主管就要像國文老師（註二）一樣，不但要用心批改公文，而且要督促部屬從批改中，體會公文製作要領。必要時，應置若干「閱稿人員」（註三），為公文製作進行把關，就像立法程序的第三讀，才能澈底解決公文處理的問題。

總之，每個機關團體應遴選適當人員，訓練為「種子老師」，再由種子老師逐步推廣。若有此計畫者，本人願意花較多時間，且不太計較鐘點費的情況下，幫助機關團體提升處理公文的能力。

註一：參閱【關於夏老師】乙文。 

註二：參閱【主管人員猶如國文老師】乙文。

註三：參閱【現代版的紹興師爺】乙文。