本文主要是「討論」Microsoft Office Word這套軟體在寫作上的一些可能有幫助的技巧，純屬個人經驗，非教學文，也絕無為Ｍ＄做廣告的意思。直接點說，就只是敘述一些個人在使用的Word時的不良習慣，連分享都算不上。
　　我目前使用的Microsoft Office版本是2007，個人不負責任感覺，2010版的速度更快也更穩一些（使用過試用版），但光看版本數字也知道2010版要貴很多……2007與2010版在介面上非常相近（但與之前版本差異就很大了），所以使用Word 2010版的朋友有興趣的話可以參考看看；而Word 2007前版本的，也可依原則設定，應該不會太複雜的。
　　當然，Microsoft Office Word並非寫作的唯一選擇，像是免費的Open Office與WPS Office都很不錯。除此之外，還聽說有人直接使用像Adobe InDesign這類專業排版套裝軟體寫作的……也太小題大作了吧！不過也別排斥，有機會的話最好能多接觸些專業排版軟體，很快就要進入電子書時代了。
　　很多人不喜歡Word 2007，感覺找不到自己需要的指令；我剛使用時也是這種感覺，介面上一堆用不到的怪玩意，偏偏常用的就是找不到。但要知道Word 2007最大特點就是可以設定出100％個人專屬工具列。設置方式是在「自訂快速存取工作列」裡，將左邊「由此選擇命令」新增到右邊的「自訂快速存取工具列」（用不到或不常用的指令，也可直接從右邊刪除）。以下提到的一些指令，如「剪貼簿」、「字數統計」等等，煩請自行依上述方法新增至工具列裡。
　　以下凡提及Word部分，均係Word 2007。

一、剪貼簿
　　當你執行「剪貼簿」後，在Word左邊（舊版本Word的剪貼簿視窗是在右邊）會出現一個固定式的剪貼簿視窗。
　　這有什麼好處呢？比如說我這人不單是懶還記憶力差，寫小說時常記不住配角名字，有時小說配角一排開就是十幾二十個……如果一一先複製在剪貼簿上，要用時就方便多了，最起碼也可以省掉點打字時間。剪貼簿依個人使用習慣可用到其他許多地方，如果用慣的話，你會發現還真離不開它。

二、字數統計
　　一個可能有機會出版實體書的作家，字數統計是很重要的。你只需要在狀態列上選擇顯示「字數統計」，就可以輕鬆地統計出整篇文章的字數了。
　　這裡特別說明一下目前出版社對一本書的字數要求。理論上，出版社會希望你的字數可控制在八到十萬字，最好不要越過十二萬字（依要求不同，這裡只是隨便舉個例子）。但其實出版社想要控制的不是「字數」，而是整本書的「頁數」，好用來管控印刷成本。
　　如果可能的話，你可以直接詢問出版社希望你頁數控制在多少數量。不過似乎沒人這樣做，起碼我就沒敢這樣幹過……當然，這是出於我天性害羞。我習慣的方式是先去書店看看這家出版社已出版書籍的頁數、每頁行數、每行字數，通常性質類似的書這些數據都會非常近似。然後，聰明的你當然知道接下來該怎樣做了。
　　如果你夠龜毛的話，還可以設計出個可看出文章若被印刷成書會有多少頁數的「範本檔案」。你可以將這檔案儲存為DOTX格式「範本」，也就是每次你打開Word就是這個設定了，但這裡建議你「千萬不要」！因為這設定會改變你的紙張大小設定，第一個影響到的就是列印，萬一你要列文件還得改來改去的非常麻煩。
　　你只需將設定好的DOCX檔存上一份，往後都用這檔案當「範本」就好。
　　設定概念非常簡單，就是設定出未來印成實體書時的每行字數，與每頁行數就對了。設定方式大致如下（個人所用的天線寶寶版方式）：
　　選擇工具列的「版面配置」，在其右下角處選擇「版面設定」→「文字格線」，然後選擇「指定行與字元的格線」→「使用預設行距」；最後調整「每行字數」與「每頁行數」。
　　如果你是使用一般慣常用的12號字，在選擇「每行字數」時可能會發現最高只能選到41字。如果你想要的每行字數超過41（我慣用的正好就是42）怎麼辦？你可以從「版面設定」→「邊界」然後微調「左」、「右」距離——左右距離越小，則允許的字數就越多。
　　這裡假設你想要的行數是18（是我慣用的行數），你會發現每行間距變得嚇死人的寬，且「行距」只能調低到一定距離就再也調不下去了。這是因為預設紙張是A4的關係。想想，在一張12號字大約可放38行字的A4紙上只排個18行，間距當然會被拉得很寬。於是你可靠「版面設定」→「紙張」調整「高度」；再在「版面設定」→「文字格線」的「每頁行數」→「每行字數」與「行距」間做微調，直到滿意行距為止。
　　以上設定看來複雜，但其實不難，只需要點小小耐心，以及勇敢實驗精神。

三、列印
　　說到列印，可能有人要笑了，列印有誰不會？
　　首先，先談談你為何會將還沒完稿的稿子給列印出來？我個人修改稿子時的習慣是將它列印出來，到底閱讀「紙本」才是我所習慣的；也就是將稿子模擬成實體書然後列印出來，校稿才較準確。在我個人經驗裡，在LCD銀幕上校稿與列印出來校稿，兩者效益差距非常之大。
　　不過我想很快電子書就會普及，到時就不再需要將稿件列印出來修稿了。
　　於是這裡談的重點是要怎樣將稿件模擬成「實體書」的模式。為了節省紙張（想想，一本書三校下來要用掉多少紙張），我們放棄在「行數」與「每行字數」上的控制，只調整「字體大小」。一般來說，11號字是大部分實體書的字型大小。所以第一步我們先將稿子裡所有文字調成11號字。
　　接著「版面設定」→「邊界」將「上」、「下」、「左」、「右」的距離都調成0，按下「確定」後會跳出一個視窗說「一個以上的邊界超出可列印範圍，請選擇『修正』按鈕以適度增加邊界」；這時選擇「修正」，讓Word自動幫我們將邊界調到可列印的最小範圍，也就是在一張紙上盡量印出最多的字。
　　最後，我習慣將稿子列印成「直書」。選擇工具列的「版面配置」→「直書/橫書」→「亞洲文字旋轉270°」即可。
　　記住，紙是可以兩面用的，環保第一。

四、排列美觀
　　這非必要，主要目的只是要讓自己在寫文章時看得「爽」而已。個人認為，看得「爽」是件非常重的的事。
　　你經常會遇到標點符號在行尾時會讓尾巴缺字嗎？Word的預設裡標點符號是不允許置首或置尾的（把中文使用者都當白癡？我一點也看不出來這預設值有啥屁用），所以我們將這預設值修改掉會順眼許多。
　　在「Word選項」→「印刷樣式」→「第一和最後字元設定」裡選擇「自訂」，接著刪除「不能置於行首的字元」以及「不能置於行尾的字元」內的所有亂七八糟標點符號讓它空著。既然到這了也將另一個改改吧，將「字元間距控制」裡改選「不壓縮」。
　　如果你想要一次修改全部文件？可將「印刷樣式」裡的「中文印刷樣式選項」改為「所有文件」。
　　最後，我們如能整篇文章都改成為「左右對齊」，就更完美了。

六、其他

　　「Ctrl＋F」與「Ctrl＋H」可以「尋找與取代」，也就是可以幫我們找到要找的字或詞，在需要一次大量地替換掉某字或某詞時會很方便。我們也可用「尋找」下方的「尋找」→「主文件」一次找出我們要找的所有字或詞，然後改變它們顏色，或用「文字醒目提示色彩」標註起來。
　　某些時候為了校稿列印或估算頁數，我們必須更動一些版面設定，且這些設定並非是我們希望永久保留的。那麼建議你開一個或數個Word新檔，設定完成後存成各種性質的「範本」。當你需要列印或計算頁數或其他需求時，可將所有文字「複製」過去，等列印或計算完後不存檔關閉以備下次再用。

　　最後要談一個跟Word無關，卻很重要的，就是檔案備份。古早以前因為硬碟容量小，所以會需要將Word檔改存為純文字檔。但現在完全沒這必要了。現在需要的則是該具備有「不要將所有雞蛋放在一個籃子裡」的分散風險觀念。
　　備份方式大致有：「在電腦裡裝兩顆硬碟」、「隨身碟」、「部落格」（有點奸詐，但部落格對我來說，備份意義遠大於拋頭露面）、「網路硬碟」等等。
　　「網路硬碟」是以前的名稱，現在我也不知道該怎樣稱呼，總而言之就是近來最為火熱的「雲端」……我個人在Gmail與Hotmail上分別備份了所有文稿。Gmail由在選單上方的「文件」裡進入，而Hotmail則是由在它上方選單的「Office」裡進入。

謬西 改寫於2011.03.18（最早發表於2002.08.01）