入門公文

　　前篇「公文入門」，指的是學習方法；本篇「入門公文」，指的是從何處學起？

　　公文撰擬，主要根據《文書處理手冊》（註），該手冊154頁，份量不多，但對初習者而言，不易掌握其中要旨，本文特提出「一個原則」、「兩種公文」、「三段結構」、「四項重點」，以利初習者進入狀況。

　　一個原則：《公文程式條例》第8條規定，公文應「簡、淺、明、確」，亦即公文應「簡單、淺顯、清楚、肯定」，此為製作公文的指導原則，初習者須牢記在心，並能學以致用。

　　兩種公文：公文種類繁多，包含令、呈、咨、函、公告及其他公文6類；其中，對外行使的「函」及內部使用的「簽」，為最重要的兩種公文，初習者當先學會這兩種公文，再學習其他種類的公文。

　　三段結構：公文結構大都採用三段式，函為「主旨」、「說明」、「辦法」（或改用「建議」、「請求」、「擬辦」等）三段。簽為「主旨」、「說明」、「擬辦」三段；但案情簡單者，可用「主旨」1段完成，勿硬性分割為2段、3段。實務上，大多數為「主旨」、「說明」2段，3段公文較少出現！有時簡單的「簽」，用一段陳述或以「一、二、三、」表達即可，稱之為「便簽」。

　　四項要點：包含：公文區分、公文格式、分段要領、公文用語等4項要點，分述如下：

（一）公文區分：公文因行文對象，分為上行文、平行文、下行文3種；撰擬之前，必先確認，方不致因錯用而失禮。

（二）公文格式：每一類公文各有不同格式，函與簽的格式，差異頗大，不能混淆。

（三）分段要領：公文三段，其作用如下：

１、「主旨」為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。

２、「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。

３、「辦法」（擬辦）：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。

　　惟便簽無須考慮各段的作用，其內容則先敘明案由，再就有關事項予以說明，最後提出擬辦意見。

（四）公文用語：公文因上行、平行及下行，而有不同用語，要學好公文須先了解「公文用語」。

　　以上「一個原則」、「兩種公文」、「三段結構」、「四項重點」，勤加學習，待有心得之後，就算進入公文的門檻了。

註：行政院提供該手冊電子書，免費下載，網址如下：http://www.ey.gov.tw/Upload/RelFile/38/66178/04911435671.pdf