公文入門

　　任何學問都有門檻，學習入門技藝、了解入門規定，才不會被認為「門外漢」。公文也不例外，學習公文撰擬，了解文書處理，才能作為稱職的幕僚。

　　公文作為推動公務的載具，公文寫得好、處理得恰當，有助於公務之遂行。近日，某些首長對於艱深費解的公文撰述，推諉延宕的文書處理，錯誤遺漏的文字用語，都曾公開動怒，不解看似簡單的文書作業，何以顯得七零八落。

　　國家考試有公文試題，訓練機構有公文課程，機關經常舉辦公文講習。即使如此，教人滿意的公文撰擬，令人放心的文書處理，總是不可多得，不禁讓人懷疑：考試、訓練及講習，究竟有多少效果？即以講習為例，本人經常應邀到各機關演講，幾個小時下來，但見台下聚精會神地聽講，但能否將聽到、學到的東西，化為實務上的運用，也就不得而知了！

　　學公文與學游泳一樣，不能光說不練，許多機構受限於時間，公文講授都以3小時為單元，以此時數僅能當作「敲門」而已，連「入門」都談不上。個人以為：公文講習至少要有12小時以上，並分4次上課；當中，要請聽講者習作，並經講授者批改；課堂上針對錯誤、提出修正、講解正確寫法。經過講授及習作，才能稱之為「公文入門」。

　　講授公文課程，僅有「點醒」效果；要提升公文品質，應建立「閱稿制度」，請擅於文牘的資深同仁擔任「閱稿」工作，凡陳送批核及對外行文的公文，都經過閱稿人員爬梳一番，所見的錯誤加以登錄，以一個月為期，將錯例、正確及原因說明，作成三欄式報表，分發同仁參考。如此一來，才能真正提升該機構的公文品質。

　　過去，文書作業被視為行政業務的枝節，無須過份重視，緣於熟諳文書作業的人，比比皆是，公文用詞不當、處理有違常規，隨處有人糾正，能出差錯的機率不高。如今，懂得的人越來越少，在缺乏把關的情況下，不用心教導與學習，首長的動怒將會一再發生。