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蓋印及簽署
2013/12/03 19:46:24瀏覽13970|回應16|推薦1

蓋印及簽署
  公文書製作完成,蓋用機關印信或首長簽署,始生效力,中外皆然。《公文程式條例》第3條規定,機關公文視其性質,蓋印、職章或簽字章等。至於何種文件,蓋何種印章?詳細規定在《文書處理手冊》第40點。
  我國印信分為:國璽、印、關防、職章、圖記5種,該5種法定印信,不得自行刻製。依《印信條例》規定,機關首長為薦任以上者,其印信由總統府製發,永久性機關發印,特殊性機關發關防,首長、次長另製發職章。為求慎重起見,印信的申請、製發、啟用、換發及繳銷,都有嚴格規範;若有人質疑,可持蓋有印信的公文書,向總統府或主管機關申請印信鑑定,以確定文件為真。(註一)
  除上述5種「法定印信」外,《文書處理手冊》第84點規定,為應處理文書需要,各機關得自行刻製包括:條戳、簽字章、鋼印、校對章、騎縫章、附件章、收件章、職名章及電子文件章等章戳。其中,簽字章係依首長的簽名刻製,須要蓋用時,不必首長逐件親簽,而由監印人員蓋用簽字章來取代,此為「簽署」之由來。
  理論上,每件公文書均應蓋用「法定印信」,才具法律效力。惟公文書種類繁多,若全蓋印信,不僅不切實際,也影響效率。所以,最重要文件如:令、公告、聘書、授權狀、證明書及執照等,蓋機關印信外,還得蓋首長職銜簽字章。重要文件如:呈及上行函等,在印妥的首長全銜或職銜、姓名之後,蓋職章。一般公文如:平行函及下行函等,蓋首長職銜簽字章。另外,書函、開會通知單、移文單等,則蓋機關或單位的條戳。(註二)
  授課時,有人提問:為什麼有些公文蓋印?有些公文蓋首長簽字章?蓋印及蓋簽字章,效力會有不同嗎?其實,蓋印及蓋簽字章,效力一樣;只因公文的種類、區分及重要性之不同,而採蓋印及簽署而已。

註一:參閱【總統府的故事/製作印信】乙文。
註二:參閱【文書作業問題/正確的蓋印方法】乙文。

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引用
引用網址:https://classic-blog.udn.com/article/trackback.jsp?uid=chhsia1113&aid=9739594

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lin
2014/11/23 22:22
老師您好,有一用印疑問請教老師,已用印或主管核章的文件能否再以影本蓋印(即在影本上再蓋印)?
夏老師(chhsia1113) 於 2014-11-24 14:54 回覆:

  一件公文是否有效?不在於是否正本或影本,而在於蓋印。用打完文件,再影印,蓋用機關印信,沒有問題;但蓋完印,再影印,就僅能稱為「影印本」。另外,所提「已用印或主管核章的文件能否再以影本蓋印」,重點在於有無簽報長官核可?若承辦人或監印人員任意為之,當然不可!(註:請參考《文書處理手冊》46.4.規定:「凡發往甲機關之文稿已經發出,又須以同樣文稿發往乙機關時,應將原案調出,加簽說明,擬照發乙機關,經陳奉核可後,即送請文書單位繕發,不必重行辦稿。」)



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2014/09/16 21:25

夏老師您好

請教印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法第五條規定略以:...填具印信啟用報備表 (表內印模以墨色拓印...),請教為何要用墨色呢?另,如何正確的拓墨呢?(有前輩說用墨汁,有說用黑色印臺,有說以海綿沾墨油當印墊...等等)

敬請  賜教,謝謝老師

瑋宸敬上

夏老師(chhsia1113) 於 2014-09-17 09:57 回覆:
  印信啟用時,先銼去四角小柱,再將墨色拓印的印模,回報原製發機關(總統府)存檔;未來若有人對某證件之印信,懷疑真偽時,可向該機關申請檢驗。原製發機關根據存檔的印模,加以比對,即可判定真偽。至於使用墨色拓印,一則墨色最為清晰,二則利於掃瞄存入硬碟內。墨色拓印究用墨汁、黑色印臺,或海綿沾墨油當印墊,本人不是很清楚,請向原製發機關請教。


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2014/05/22 09:23

老師好~

冒昧請教"二樓"的問題可否惠賜高見,謝謝!!

瑋宸敬上

夏老師(chhsia1113) 於 2014-05-22 19:21 回覆:

  很抱歉!只顧看三樓提問,遺漏二樓意見。

  印信具有高度的公信力,不太可能像長官職名章,可分為甲章、乙章、丙章,供多人多處使用。因此,只有要求承辦單位必須把蓋印時間,也算入「急迫事件」時間內。實務上,有「借用」情形(註:《印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法》第13條),但不是因應「急迫事件」而予以特別規定;至於有無其他借用案例,本人不得而知,可向總統府第二局主管印信的單位詢問。



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2014/05/19 22:20

補充發問:

請教:印信條例是哪個機關制訂的呢?

洽總統府,說行政院;洽行政院,說總統府

後者理由:因為該條例係「總統華總一義字第 09600034531 號令」,所以是總統府。好像不是這樣吧!按行政程序法是法務部制訂的,亦係「總統華總一義字第 10200092011 號令」公布呀!

併請 賜教,謝謝老師!

瑋宸敬上


夏老師(chhsia1113) 於 2014-05-20 20:48 回覆:

  所有法律都要總統公布,《印信條例》、《行政程序法》、《公文程式條例》等公布令,其文號都是「總統華總一義字第000000號」。所以,不能以文號來判斷由誰主管(註:不能稱「制訂」,而應稱「主管」)。依《印信條例》處事者,約有50%在總統府、20%在內政部(依法頒發全國性人民團體圖記)、25%在地方政府(依法頒發地方性人民團體圖記)、5%為其他。依照比率,理應由總統府主管才是;惟憲法規定:總統府非法律提案機關,是以內政部主管,最為合適;猶如《卸任總統禮遇條例》,90%由總統府執行,但提案機關仍為內政部。以上說明,不一定正確,請參考!



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2014/05/19 22:12

夏老師您好!

假如機關如須於時效內蓋用印信(如法院依照家庭暴力防治法16條規定:「...足認被害人有受家庭暴力之急迫危險者,應於四小時內以書面核發緊急保護令...」;或警政署保七總隊於各地設有大隊,如需因應急迫事件而發布行政命令等),礙於印信僅有一枚,應如何處置為宜?

敬請  賜教,謝謝老師!

瑋宸敬上


lin
2014/03/29 22:47
老師您好,有一疑問想請問您,機關行文給民眾並附有機關陳述意見通知書,該陳述意見通知書是否要蓋機關條戳,或是否可以僅於通知書日期上一行處電腦繕打機關名稱而免蓋條戳?
夏老師(chhsia1113) 於 2014-03-30 10:57 回覆:

  依《文書處理手冊》第40點第6項規定:「附件以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,依其規定。」所提:「附有機關陳述意見通知書」,屬於公文之附件,只要在書明附件名稱及份數的「通知書」上,蓋有機關條戳,依規定附件原則上不蓋任何章戳,除非法令有明文規定。

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