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行政程序的夢魘
2013/12/04 04:49:14瀏覽4104|回應0|推薦15

遞出辭呈之後心情有點像服兵役後期等待退伍的感覺,當你確定自己不必繼續守住這個工作之後,很多之前安之若素正經八百的「工作」,現在看起來都很荒謬,很高興不必繼續忍耐,也不必費盡心機去合理化這些繁瑣的行政工作。話說前面,我不是批評學校或者制度,我知道事出必有因,如果待在學校上班這些應有其必要。我只是說我很高興未來可以在另一個簡單一點,比較不必那麼多程序的體系下工作了!

擔任院長行政職幾個禮拜之後,就發現我的工作是形式多於實質,每個會議都覺得院長必須列席,但是實質上我在該會議有甚麼任務與角色又不明確;行政程序上也是每件業務都會要院長看一看蓋個章,但是絕大多數我不必,也不能做甚麼決定,甚至不宜多發表意見。有次很認真的審查一個著作發表的獎勵申請案,最後寫了反對獎勵的意見,結果研發處很尷尬地對我說:是否給獎要送外審決定的!程序上我不能說不通過,那你拿給我看幹甚麼?表格上還有讓我勾通不通過的選項咧!原來只是要我「形式」審查,看程序合不合而已!神經病,該有幾張附件誰看都知道,卻要為此動到七八個主管審查蓋章,還一個都不能少!有必要嗎?

更誇張的是:如果我拿到研究計畫,但是沒有助理幫我報帳的話,我會寧願根本不作計畫!因為行政程序真的超級麻煩,光是每個月領例行的津貼,就需要依照完整的請款程序,上網登錄,填寫好多張表格,蓋七八個印章。如果要買個東西,那就更加恐怖了!要兩三張估價單、驗收等等,章子蓋得更多更密集了!連與廠商簽約的程序都多得不得了,契約書寫好蓋學校關防也必須填申請表,依行政程序蓋四五個章子才能動用校印。這還是所有人都「樂觀其成」的案子咧!如果有人不滿意,根本就是永遠辦不出來!

所以很好笑的,我與某單位簽約作一個數萬元的資料庫網頁,期約一個月完成,但是行政程序已經跑了超過一個月!所有計畫都一樣,每個月光是請款的事情就可以讓助理忙好幾個小時,不但程序多,而且常常退件重來。我常開玩笑說:我必須花一萬元才能請助理幫我領到五千元!所以沒當院長之前,老實說我實際接的產學工作件數是我呈報的三倍!不是不想讓學校扣那一點點的行政管理費(本校是5%),而是要完成行政程序所花掉的時間和我完成那些程式的時間一樣多!之前我每年報一件就算了,現在是因為當院長有秘書與工讀生分擔這些工作,才件件都申報的。

我們是私立學校,其實好像可以自己弄得更有效率一點。但是我知道,變得這麼麻煩確實是被迫的!因為政府與民眾都認為要防弊嘛!我們也確實有拿政府補助,於是說到錢的問題,我們和所有政府單位一樣繁瑣。即使與錢無關的事情也是繁文縟節,任何一張表格與蓋章都不能少,因為校務評鑑、系所評鑑、獎補助款訪視、甚至內控稽核,甚麼評鑑審查都要看這些「嚴謹」的程序,越完整表示學校越有制度,越「好」!所以在這個體系裏面,我覺得真正作事情的能量只占教職員日常工作的一半,另一半就全部耗在行政程序上了!很荒唐,卻又似無法避免。

好家在,以後會在小公司上班,老闆說了算,應該可以擺脫這些行政夢魘了!

( 心情隨筆校園筆記 )
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引用
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