科技日益越新,現在寫信的人少,發MAIL則成了再普遍不過的事情。 不過也因為電子郵件發送容易,在資訊爆炸的時代,我們每天會收到太多需要和不需要的郵件資訊,所以寫電子信件時,學會陳述重點、條理分明的說明來意,可以節省很多郵件往來的時間。
最近因為我在討論區上PO了一些資訊,收到不少信件詢問,但內容都寫的很簡短,其實可能一兩封信就可以簡明大意說清楚,卻總是梢來信件只有一兩行,於是我只好再耐著性子把問題寫一次,希望對方可以回覆我重點資訊即可。
另外主旨清楚也是件重要的事,這樣可以讓收信人可以快速明瞭的大略知道信件內容和來意,再被垃圾信淹沒和垃圾信自動分類系統的時代,不清楚的主旨容易被當成垃圾信,不夠明確的主旨,也容易被收信人忽略。
還有方便的回覆功能,常會讓信件尾端落落長(台),因為一次又一次的回覆記錄全會忠實的呈現在信件最新內容的下方,可能的話也是盡可能保留重點部份即可,太多的引用和回覆記錄,雖然我們不一定會去看它,也或者它是我們保留信件記錄的其中一種方法,但簡短大略畢竟還是比較美觀的。 這點如果很吹毛求疵的話,是可以刪去因為信件多次往來造成的超長回覆引用記錄。
但比較讓我困擾的還是回信總是不寫重點,當成在說話、寫心情一樣只回覆個幾句,或是回信時不看清楚內容,問三個問題可能只回一個問題,這種郵件對我來說,其實都還蠻頭痛的,除了往來回覆浪費時間,同時也讓我覺得對方在讀郵件時並不用心。
電子郵件很方便,但它與手寫信同樣重在於傳達資訊,因為科技方便而忽略許多細節,很多時候比起手寫信件往返,差別只在時間長短而已。 雖然它可以很快速傳遞各種資訊,但我還是對於不講重點、不清楚的電子郵件很感冒。
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