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英文証明與文書格式
2010/05/19 17:39:36瀏覽2509|回應0|推薦1

最近收到兩份由政府單位發的證明文件,兩個單位的承辦人員都非常熱心,也非常親切。文件的發出單位,一個是勞委會,一個是榮民總醫院。算起來都是行政院下的一級單位,只是在詳細的看了這兩份文件,不由得嘆息我們的文書處理程度仍待加強。
1、行尾的斷字
英文文書的字行排列有其相當的規矩與格式,在坊間也可看到許多此類
書籍。然而該兩文件——居然在換行時,完全沒有英文『斷字』的規矩:既不以音節斷,也不用 -』在行尾表示。(該軟件似乎由一初中文法都不及格的程式員設計的)
2
、文體的排列:
英文文書的另一重點便是排列有序,讓受件人可以感受到發件人的誠意和慎重
——在其空邊有一定的比例。而該兩文件都嫌太窄。
榮總的文件左邊留白太窄,應不得超過其院徽左緣的下垂綫——也就是留2~2.5cm 的白邊;右邊應當和左邊留同寬白邊。

勞委會的正文因爲有套框及表格,那麽雙邊則均應微略寬過該課程表約0.5cm









3、發件人的簽名:

勞委會王主委的簽名應中英文分列,其英文銜頭則列爲:Minister, Council
of Labor Affairs, Executive Yuan
(注意標點)。而非如文件上的懸掛招牌方式:一行中文,一行英文;王主委的英文簽名又毫無格局。

榮總的文件簽名也是慘不忍睹:Attending Doctor  Chief Doctor 的列印體銜頭相曡,又沒有明顯行距分開,讓不懂中文的受件人會搞不清此文件由誰發出。

4、榮總的病歷說明還有其明確對象(國外醫院),因此是完全英文。但勞委會的證明書則根本不知為何擺上英文(翻譯)?基本上那是一個僅為期三天的講習班,我想象不出會有任何參加人員會將此作爲學識或技能的證明。因此我的感覺是根本不須要英文翻譯(其中式英文也真讓人噴飯!)那麽我便想不透:爲什麽要列印英文呢?


如以英文文書的格式而言,兩份文件都非常不得體,會讓受件人感到強烈的不受重視,相對也會對發件單位或人士有所輕視。雖然我不曾看過其他的中翻英的政府證明文件(如戶口簿、體檢報告、良民証等),但我相信極可能會有類似的忽略現象。

國内有很大部分的人都有與國外單位的文書接觸,也會有相當的經驗與常識,希望未來此類微細環節也會得到執事人員的重視,務期得到改正,而非純是交差。

( 心情隨筆雜記 )
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引用
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