該字釋析new

　　該，形聲字，從言、亥聲。可作動詞，應當之意，如：不該拒絕、該回去了。可作副詞，全部之意，如：萬事該悉、該是如此。可作代名詞，指稱前面所述的人事物，如：該員、該案、該單位……等。

　　公文裡的「該」字，鮮少作動詞或副詞之用，即以《文書處理手冊》為例，共出現15處「該」字，幾乎都是作為代名詞，例如：第12點：「……凡性質以用單位名義為宜者，可由單位主管逕行決定，並以該單位名義行文。」第42點第5項：「凡體積較大數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註明附件另寄，並應在附件封面書明某字號之附件，該公文及附件應同時付郵。」

　　國民政府年代，作為代名詞的「該」字，除指稱前面所述的人事物外，尚可作為：「下行文中對人或機關之指稱」（註）；當時，對上級稱「鈞」、對平行稱「貴」、對下行稱「該」，例如：內政部對行政院稱「鈞院」、內政部對外交部稱「貴部」、內政部對警政署稱「該署」。由於「該」字有輕蔑意味，民國62年行政院推動公文改革時，將「該」字限作「指稱前面所述的人事物」之用。

　　《文書處理手冊》第18點第4項第1款，對於「間接稱謂用語」規定：「對機關、團體稱『全銜』或『簡銜』，如一再提及，必要時得稱『該』…」。有網友提問：當行文他機關而提到上級機關時，如一再提及，是否依規定使用「該」字，例如：內政部行文外交部，提及「行政院」時，再次提及，是否使用「該院」。

　　由於「該」字，確有輕蔑之意，而前揭規定中有「必要時得稱」的文字；因此，對上級機關或有地位的長官，不如「全銜」或「簡銜」到底，以免讓人感覺不夠尊重。總之，規定有時而窮，寫公文的人須視情形而彈性運用。

註：參見http://www.greatroc.org/thread-6888-1-1.html