引述語

　　公文有「引述語」乙種，用以引據本文的來源。

　　行政院《文書處理手冊》對「引述語」並無規定，也沒有任何敘述，只有在民國61年行政院令頒《行政機關公文處理要點》時，規定：「引述用語，應儘量避免，必要時，得用『奉』、『准』兩字。」；另外，民國62年頒布《行政機關公文處理手冊》時，也規定：「『奉』、『准』、『據』、『查』等引述語儘量少用。」雖規定少用，但實務上仍然普遍使用。

　　奉，解釋為「承受」或「進獻」的意思，凡根據上級公文轉知所屬時，可用「奉　鈞○00年00月00日0000000000號函」；接受長官指派，用「奉　鈞長之派……」；以箋函獻上祝賀，用「專函奉賀」作結尾敬辭。另外，依令行事可用「奉行」或「奉命」；贈物可用「奉上」或「奉送」；送還物品可用「奉還」；善意相勸可用「奉勸」。

　　准，解釋為「同意」或「依照」的意思，凡根據平行機關公文轉知所屬或轉送他機關時，可用「准　貴○00年00月00日0000000000號函」。另外，依照前例辦理用「准按前例」；憑藉以上所述用「准此」作為轉接語；同意他人所擬意見用「准擬」。只是，「准」字略帶封建思想，目前較少使用，可改用「依」或「據」字。

　　據，解釋為「依照」的意思，凡根據下級公文有所陳報時，可用「據貴○00年00月00日0000000000號函」。另外，按照實情用「據情」；根據所敘道理用「據理」；根據調查用「據查」；依據實際狀況用「據實」。

　　查，解釋為「檢驗」或「查明」的意思，凡引敘有關法規或事實時，可用「查『菸害防制法』第21條規定……」。另外，點明收受用「查收」；調查追究用「查究」；檢查考察用「查察」；調查檢驗用「查驗」。再者，查亦可作「起首語」，用在引述業已完成的事情；（註一）亦可作「按語及轉接語」，用在引述法規及事實。（註二）

　　奉、准、據三字，都有「依照」的意思，但有上、平、下的區分，若無法確實掌握三字的用法，可採用中性的「依」字，就不會因為用字不當而失禮。

註一：參考本部落格【公文用語/起首語】乙文。

註二：參考本部落格【公文用語/按語及轉接語】乙文。