我在之前的日誌【寫好你的商業文件】中，提到： 

儘量簡短：無論你是寫郵件或是寫100頁的方案文件，盡可能簡短而不要損失重要的內容。但是，要注意邏輯與客觀資訊/資料，不要空談概念，避免只使用空泛的形容詞。 

事實上，寫得清晰，比寫得簡短重要！ 

我經常看到員工的報告、客戶的來信，或是在網頁上看到的網友留言，經常過於簡短到我不知其所雲，要費心猜半天。 

這些錯誤通常發生於：

• 自我假設閱讀者瞭解故事背景
• 缺少邏輯，組織不好
• 敘述概念多於敘述事實
• 沒有明確說出目的與需求
• 文句不通順

商業書信固然要求簡短，但是不要因此犧牲了重要內容。 

一個簡單的檢查方式，在發出信件前，自己以收信人角度再讀一次，看看自己是否看懂了。 

發佈日誌，寫報告，盡可能避免像寫日記文體一般。注意斷句、段落、盡可能使用列表、加注標題。