溝通是雙向的功課。若不了解你的讀者，你很難有效傳遞你的想法。 

你最好了解你的讀者的目的、優先次序，以及什麼會激勵他們。然後點出他們最關切的內容。 

配合你的收件人的價值觀與口味，你會調整你的的口氣與文句內容。例如，如果你要寫一份便箋給你的同事，你會考慮到他們在公司的層級位階來解讀你所要傳遞的內容。又如，假設你的客戶請你提出建議方案，你會根據他的需要項目來一一回答，但是也要考慮到他的產業、公司規模，以及公司文化。