要寫作一封讓讀者易於閱讀的商業書信，或是商業文章，把握以下幾個要點：

1. 一段只陳述一個概念。在文學小說中，每一個文字段落都會涵蓋許多複雜的概念與情緒，但是商業書信、商業文章不能這樣寫，你必須在每一個段落中只表達一個概念。如果你還有其他概念要放進來，請另起一個新段落。
2. 每一段長度不超過10行。讀者的耐心很有限，能夠一次消化的資訊也有限。不要在一個段落內放入太多資訊。控制在最多10行內，5行內更佳。
3. 將重點放在第一句。你千萬不要假設你的讀者對故事背景，以及你爲什麽要告訴他這件事有背景上的了解。你必須將你的主要重點在第一句話就表達出來，然後才開始鋪陳其他支持的細節。
4. 要一目了然。很少有人會細心閱讀郵件的，你應該多採用標題以及標號，將標題字用粗體，甚至用鮮明顏色，讓讀者看每段落的第一個字，就能夠抓住要點。