社會變遷中的公文
　　社會學論及「社會變遷」，總會提到器物、制度及觀念的變遷。一般而言，器物變遷最為明顯；制度變遷則隨之而動；觀念變遷最為遲緩，也不易察解。以上三項變遷要配合得當，才不會產生「失調」現象。
　　自從電腦取代紙筆為書寫工具後，公文製作與處理產生了重大變革。早年，為避免手寫可能造成的偽造而定的規範，都在近年內逐一修訂；進而為「兼顧電腦作業平臺屬性」（註一），相繼修正《中央法規標準法》、《公文程式條例》、《檔案法》、《文書處理手冊》、《文書及檔案管理電腦化作業規範》等。這些制度上的建構，無非是因應電腦時代的來臨。
　　然而，使用器物是人，運用制度也是人，若人的觀念未隨器物及制度而調整，再方便的工具、再詳盡的規定，都會有疏漏及扞格之處。綜合近日部分網友提問的問題，就可以窺見一二，茲舉以下三件答問，作為印證。
　　第一件、有網友提到：實施「線上簽核」後，公文內打錯人名、錯漏字的情形，十分普遍。依經驗而言，以電腦為書寫工具，因錯按鍵盤、誤選他字，拷貝未經修改等情形（註二），確實有較多錯別字。所以，民國99年修正《文書處理手冊》時，特別在第16點，增列「敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對，避免錯漏。」所以，錯別字的問題不能怪罪電腦，也不能推責於線上簽核，而是事關個人的嚴謹態度。
　　第二件、有網友提到：公文提及數字用阿拉伯數字，不怕被竄改嗎？早年，規定重要數字要用大寫，甚至於習慣上「一案」寫成「乙案」，其目的就是防止竄改。如今，電腦列印的文件，竄改不易，在講求效率情況下，阿拉伯數字比國字、大寫好用又易讀（註三）；再以，「重要數字要用大寫」的規定，早經刪除。因此，觀念必須隨器物而調整，無須為「大寫數字」而困擾。
　　第三件、有網友提到：現在畢業證書上的照片，用彩色印表機列印，還要加蓋鋼印嗎？按證件上的照片加蓋鋼印，旨在防止變造，若是用印表機直接印在證件上，已無變造疑慮，當然無須加蓋鋼印。同理，兩頁以上的文件，規定在騎縫處加蓋騎縫章，若採用打洞方式，一樣達到防遭抽換的效果，當然不必再蓋騎縫章。
　　以上網友提問，乃眾多文書作業問題之一。本人以為，處理事情必須認清工具屬性及制度原意，若怪罪於器物、推責於制度，都不是正確觀念，也無補於問題的解決。

註一：見《文書處理手冊》第74頁。
註二：參見【不分類/再談錯字何其多】乙文。
註三：參見【文書作業問題/數字在公文中的運用】乙文。