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2006/04/11 23:01:55瀏覽1927|回應0|推薦0 | ||||
即時傳訊的優缺點 |
e世代管理》即時傳訊的優缺點
■ 鍾文榮
早上剛到辦公室,「喔!喔!」這種電子招呼聲在辦公室裡正此起彼落地響著,這聲音正代表著「溝通」與「互動」的熱絡,只是不見人聲響,只聞鍵盤聲喀答喀答的聲音…網路式的電子溝通除了E-mail之外,也充斥著許多「即時」傳訊的軟體,就以ICQ 而言,光看一個ICQ號碼就知道全世界有多少使用者。
至於這種即時傳訊的軟體越來越蓬勃發展,是因為所產生的社群效應,當大多數人都使用的時候,新加入者為求取得便利的溝通模式,亦會選擇使用。
E-mail和ICQ而言,前者是較正式的非即時溝通模式,後者是非正式的即時溝通模式,彼此有各自擅長的優勢。但是,過去被視為是網路族在網路上聊天交友才用得上的即時網路傳訊,開始受到上班族的重視。將即時網路傳訊功能應用在辦公室中,逐漸成為辦公室中提升工作效益的利器。
根據美國一項調查指出,在已經使用網路即時傳訊的使用者當中,39%的使用者認為可以提升工作效率,若以即時溝通的觀點出發,有82%的使用者認為網路即時傳訊可以快速解決工作上溝通的問題,另有70% 的人認為可以快速知道對方是否在線上。在取代正式溝通管道上,有高達49%的受訪者表示他們會以即時網路傳訊取代打電話,更有35%的人表示會在辦公時間使用該項功能取代E-mail。
在網路使用者的觀點上,即時傳訊的快速與非正式的溝通模式,一直是使用者樂於接受的溝通管道,但是在辦公室管理上,不同的企業與國情風格,在管理上的效果,卻是大相逕庭。
以國內企業光是使用E-mail的限制性已經相當高,更遑論是使用像ICQ這類的即時傳訊軟體。視網路即時傳訊為「聊天」,對其工作生產力毫無貢獻;另外以資訊室那些掌控公司頻寬大權的網管人員對於這種即時傳訊,由於主機必須知道對方是否在線上,必須無時無刻往外送訊息,占掉公司頻寬,必須根絕此類軟體的通聯,而設下層層關卡加設防火牆將之杜絕。
以工作效率為主張的觀點上,同樣是即時傳訊,但是結果截然不同,因為只要連上網路收送的訊息必然無法詳加過濾;若連通E-mail都要詳加過濾,勢必增加更多的軟硬體設備用以監控所有的通聯紀錄,這樣對企業主而言表面增加了工作者的「工作效率」,但實際上並不盡然。
花大筆的成本去監控使用者,原本就是一件不具效率的事,那拿一件不具效率的事,要求部屬提升效率,不是相當矛盾?那為何不索性回歸原始的作業,將網路一刀兩斷,然又深怕因此效率遽減,這種情結無外乎是視傳訊軟體(不管是E-mail和ICQ)為「效率毒藥」。
「喔!喔!」ICQ上管理部經理傳訊過來,「這幾個月電話費突然少了很多!」原來此起彼落的「喔!喔!」聲,已經慢慢取代電話通聯,鍵盤聲此起彼落,看似悠閒,忙碌仍是依舊。
【2003/01/14 經濟日報】