公文的附件

        公文帶有附件，極為普遍。行政院《文書處理手冊》對於公文在何種情況？須夾帶附件，僅有兩處規定：其一：「其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。」；其二：「承轉公文，………來文過長仍請儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。」不過，該如何在公文內表明附件的名稱及份數，實務上頗為分歧，有釐清之必要。

        民國87年以前，使用「制式公文用紙」，有16開及8開兩種規格，內劃有「欄框」，以便手寫時在欄內依序書寫。其中，「附件」乙欄大都置於右下角，由於欄內所能書寫的文字有限，若附件較多或名稱較長，只好借用「說明」段的最後一項，書寫附件的名稱及份數，而在「附件」欄內寫：「如說明○」，意使收文人員前往「說明○」察看，以便點收；惟有人簡化為「如文」2字，而附件又散見在「說明」段各項，將使收人員點收不便。

        民國87年以後，統一使用A4紙張，並取消欄框；民國94年，公文改為橫式書寫，依然使用沒有欄框的A4紙張。由於沒有欄框限制，附件較多或名稱較長，都不受影響；因而公文有附件時，可逕在「附件：」後，表明附件的名稱及份數。倘若在「主旨」或「說明」段內，已有附件名稱及份數時，亦可在「附件：」後書寫：「如主旨」、「如說明」或「如說明○」，方便收文人員點收。

        《文書處理手冊》規定：「正、副本檢附附件不同時，應於文內分別敘述附件名稱及份數。」此種情況有四：（一）公文有附件而未表明時，即：正本有附件、副本沒有附件。（二）正、副本都有附件時，僅在副本收受者之後加（含附件）。（三）正本沒有附件、副本反而有附件，在正本收受者之後加（不含附件）；副本收受者之後加（含附件）。（四）附件不與本文分離為原則，但附件較多或不便裝訂時，應裝袋附於文後，並書明○○字號之附件。

        總之，公文有附件時，點收不慎極容易疏失，承辦人理應顧及收文人員點收之便利。此外，若公文表明有附件，卻未見有附件或附件不全，收文人員應向原發文單位洽詢；如為急要文件，可先送承辦單位簽辦，俟附件到齊後，再補送承辦人簽收。

民國87年以前，使用「制式公文用紙」，內劃有「欄框」。「附件」乙欄大都置於右下角，由於欄內所能書寫的文字有限，若附件較多或名稱較長，只好借用「說明」段的最後一項，書寫附件名稱及份數，而在「附件」欄內寫：「如說明○」，意使收文人員前往察看，以便點收。

這是民國87年以前的《文書處理手冊》，書內規範「制式公文用紙」的位置與尺寸，但每個機關都略有不同；其中「附件」乙欄雖置於右下角，但與上圖的日期及字號位置不同。

這是民國87年以後、民國94年以前的《文書處理手冊》，已統一使用A4紙張，並取消欄框，但仍為直式。書內規範「統一用紙」的位置與尺寸，不再每個機關略有不同。

這是民國94年以後的《文書處理手冊》，書內規範「統一用紙」的位置與尺寸，亦即現行橫式公文用紙的規格，且全國一致。